【レポート】事業戦略の実務者が事例を含めて語るDX推進 ~アフターコロナのオフィス改革について~

  • 2021/1/13

2020年12月16日(水)、「事業戦略の実務者が事例を含めて語るDX推進 ~アフターコロナのオフィス改革について~」と題してオンラインセミナーを株式会社文祥堂・シスコシステムズ合同会社共催にて開催いたしました。

本年はコロナ禍により、多くの企業がテレワークに移行したり、業務フローを見直したりと、従来の働き方を大きく変える必要がありました。

そのため、リモートアクセス環境の構築やビデオ会議システム、ワークフロー、一部システムのクラウド対応など、様々な形で対応されてきたことと思います。

本セミナーでは、長年オフィス改革に従事してきた株式会社文祥堂 下川 大輔氏を基調講演の講師にお迎えし、アフターコロナを見据えた事業戦略・オフィスの在り方について、経験・事例を含めて解説いただきました。さらに、それを実現させるために必要な最新のITセキュリティ・ネットワークシステムについて技術的な解説をいたしました。

多くの方にご視聴いただいた本セミナーの講演概要を以下にてお知らせします。


基調講演:働く環境の多様化に伴う今後のオフィスの在り方

~109年目の老舗企業の実事例から学ぶ、最適なオフィス環境改善・進め方~

株式会社文祥堂 
執行役員 事業戦略本部 本部長 兼 財務経理本部 副本部長 下川 大輔 氏

大正元年創業依頼、お客様のニーズに合わせた事業を展開してきました。近年は民間企業向けのオフィス環境事業、官公庁向けの事務機器販売、移動棚の製造販売、テナント業といった事業を中核としています。

働き方改革には、全社戦略に同期した環境構築(空間構築)が必要です。ただし、環境構築だけを行うのではなく、BPR(業務改革)の実行、人事労務制度改革、ICT改善といった常に同期した関係性でなければうまくいかないと言われています。

従業員の生産性向上や、創造性・効率性を発揮するために経営者が行うべき必要な要素は次の3点です。

  1. Well-Being:肉体的・精神的・社会的にも全てが満たされた状態
  2. ABW(Activity Based Working):「時間」と「場所」を自由に選択できる働き方
  3. リモートワーク

これらの実現のため、当社はマーク・グラノヴェッターが発表した論文「弱い紐帯の強さ」(wiki)をベースとした働き方改革を10年間、3段階にわけて取り組んできました。

フェーズ1(2009年):
営業・エンジニア・企画といった関係部署を集約。相互連携が取れるようコミュニケーションを強化し、一つのチームとして結束を強め、協力体制を作ることに成功

フェーズ2(2014年):
利用者・時間・用途に囚われないラウンジの新設で、部門を超えた自由なコミュニケーションの場を作り、イノベーションの流れを作ることに成功

フェーズ3(2019年):
官公庁、民間、移動棚の各部門を一つの階に集約し、垣根を感じない工夫を凝らしたオフィスを構築。協力体制ができ、部門間でノウハウの共有が可能に

営業部門では、業務や配属、役職等を問わず、円滑なコミュニケーションが行われるようになりました。また、収納やパネル、文書管理システムなどをうまく活用することによってオフィスから90%の書類を削減することに成功しています。

(実際のオフィスの様子)
(実際のオフィスの様子)

しかしその裏で、管理部門の改善が不足していたことによって改革のスピードが予想より遅延していたことが判明しましたが、コロナ禍によって対応を優先させる事態になりました。

当時、喫緊の対応としてテレワーク環境や衛生管理の整備を優先しましたが、今後はポストコロナの時代を意識した改善を行う必要があります。

そのため、社員の生産性を阻害する要因として押印や書類閲覧の改善、効率化に必要なツールの導入など、リモートワークに適した安全で快適なICT環境が必要だと考えました。

そこで2020年9月から新たな体制で改善施策を実施しました。その際、計画的な事業戦略のためのポートフォリオを立て、改善に必要なツールとして、SalesforceやSansan、RPA、基幹システムなどを導入しました。

その結果、円滑な営業活動、パイプマネジメント、正確な予実管理、効果の高いマーケティング活動が実現しました。また工数分析によって成果の出しやすい部門づくり(業務改善)にも成功しました。

2021年度には完全ペーパーレス化やリモートワークの拡張、AI、RPA、5Gの活用など積極的に取り組んでいく予定です。

過去、安定経済成長期やバブル崩壊、東日本大震災など、企業は時代の動きに合わせた様々な施策を実施し、そのワークスタイルを変遷させてきました。

どの時代でも改革に必要なのは、経営と戦略が同期した戦術の実行であり、業務の見直しによる生産性向上や、新しい働き方に適合した人事制度・労務環境の構築・実施であることに変わりはありません。

当社は今後もデータに基づいたお客様に喜ばれる提案を行い続け、デジタルトランスフォーメーションを実現していきます。当社の銀座オフィスは見学が可能です。ご興味のある方は是非お声がけください。


2部:在宅環境の増加に伴う、セキュリティ課題と対策

ディーアイエスソリューション株式会社 コミュニケーションインフラ2課
セキュリティコラムニスト 係長 島田 泰臣

コロナ禍でテレワークが進み、クラウドサービスの利用がより頻繁になった昨今、標的型攻撃などによるパスワード等の漏洩ニュースをよく耳にするようになりました。サイバー攻撃の被害に遭うのはITリテラシーの低い人だと思われがちですが、実際はリテラシーの高低さはあまり関係がありません。だからこそ、個人がより、セキュリティへの関心、知識、意識、危機感を持つことが非常に重要な時代といえます。

さて、サイバー攻撃の手段として昨今よく用いられるものは標的型攻撃です。利用しているサービス名や、知人等の名前を騙ったSMS/メールが多く、タイミングによっては正規なものであるかの確認を怠ってしまうような内容が書かれています。その内容を信頼した結果、個人情報の奪取や、ウイルス感染といった被害に遭ってしまうということがよく怒ります。

被害に遭わないようにするには、利用中のシステムやサービスのセキュリティレベルを把握する必要があります。企業でも同様で、社員を守るためには、リテラシーの高低に関わらず、システムの仕組みやセキュリティレベルなどの内容を社員に周知し、理解してもらう必要があります。

サービスを提供する企業は、自社の顧客がどの程度のセキュリティ意識を持っているかを把握し、理解を促すこと行動が必要です。

また、システム的な保護も有効です。ID/PWだけのログインではなく、「Cisco Duo Security」のような多要素認証ソリューションや、「Cisco Umbrella」のようなフィッシング対策などのサイバー攻撃に備えるツールを活用することも一つの手段です。

セキュリティ事故は他人事ではなく、誰にも起こりうることであるということを念頭に、リテラシーの高低に関わらず、社員や顧客を守れる環境を作っていきましょう。

「在宅環境の増加に伴う、セキュリティ課題と対策」島田 泰臣

3部:「Cisco Umbrella」と「Cisco Duo」詳細説明

シスコシステムズ合同会社 
セキュリティ事業 パートナーアカウントマネージャー 吉田 勝彦 氏

コロナ禍によって企業のネットワーク環境の在り方に変化が必要になってきました。

これまで企業は拠点間のネットワークを閉域網でつなぎ、インターネットゲートウェイを一か所に設置するという閉鎖的な環境でした。

企業によっては、巧妙化するサイバー犯罪や、WebのSSL化等の対策のため、アンチウイルスの二重化や、URLフィルタリング、ファイアウォールの設置、SSLインスペクションといったソリューションを追加しています。

そんな中、このコロナ禍によってテレワークが余儀なくされ、クラウドの活用が進んだことで、守るべき情報資産が会社の外に置かれるケースが多くなり、また、外部から社内へのアクセスが必要とされるようになりました。そのためサイバー犯罪者に狙われやすくなり、また、従業員自体が認証情報の盗難・漏洩という事故を起こすことで積み上げてきたセキュリティ対策を一瞬で崩壊させてしまうといった問題が起きつつあります。

今後、企業は安全で使いやすい、Well-Beingなネットワーク環境を構築していかなくてはなりません。そのためにも有効なセキュリティアーキテクチャーを取り入れていく必要があります。

そこで当社では「Cisco Duo Security」「Cisco Umbrella」という二つのソリューションをご提案しています。

<Cisco Umbrella>

Webサイトへのアクセスを検知・遮断するソリューションです。クラウドセキュリティに必要な機能が網羅されており、監視カメラなどのIoTも含めた危険な通信を遮断することが可能です。

また、昨今シャドーITによる問題が明らかになっていますが、該当のアプリが自社の規定に反しているか判断が難しいケースは多々あります。「Cisco Umbrella」は対象のアプリの情報を可視化し、会社の規定に合わせた制御をする機能が備わっています。

導入面では境界防御SaaS型のセキュリティ対策製品のため容易で、運用中は世界中の脅威情報をもとに、回線のパフォーマンスを落とすことなく即時防御が実施されます。

本製品は190か国で提供しており、1億ユーザーに利用されています。第三者機関のレポートで他社製品では防御できなかったものが防御できたという結果が出ています。

https://www.cisco.com/c/m/ja_jp/umbrella.html

<Cisco Duo Security>

パスワード認証に加え、生体認証やスマホなどのデバイス認証、ワンタイムパスワードなどを組み合わせた多要素認証の設定が可能です。

また、ゼロトラストを実現するために、ユーザーが保有するデバイスが、脆弱性などが存在しない安全なデバイスであるかの信頼性評価を行います。利便性を落とすことのないようシングルサインオンに対応しており、他社アプリケーション(50万種類に対応)にアクセスする際にはワンクリックでログインできるようになっています。

特に北米ではスタンダードなソリューションで、Facebookをはじめとした25,000社以上の導入実績を保有しています。また、appleの Appstoreのランキングで7位にランキングするほど評価されている製品です。

https://www.cisco.com/c/ja_jp/products/security/adaptive-multi-factor-authentication.html

「『Cisco Umbrella』と『Cisco Duo』詳細説明」吉田 勝彦氏

4部:ニューノーマルにおける電子サイン「Adobe Sign」の仕組みと導入効果について

ダイワボウ情報システム株式会社
販売推進3部 サブスクリプション推進グループ 主任 角谷 友洋

本年はコロナ禍によっていろいろなことが制約され、ワークスタイルも大きな変化を迎えた年となりました。

東京商工会議所によるテレワーク継続実施のための課題調査で、書類への押印やペーパーレス化に課題を感じる企業が多いことが明らかになりました。この分野において政府は公文書への押印廃止や文書のデジタル化を推し進めていることから法整備が進むと想定されるため、今後、改善されると考えられます。

さて、各社はWeb会議やビジネスチャットなどの緊急的なコミュニケーション面での整備を終え、勤怠管理や通信面などの安全・快適・適切な仕組み作りや、テレワークの課題としてよく上がる書類管理、電子契約など、テレワーク中でも業務を円滑に行うための仕組みづくりに取り掛かっていると思います。

特に押印に関しては押印のための出社がニュースになったこともあり、その注目度は高いものと推定されます。従来の電子印システムは、印影の画像データがあればだれでも押印できてしまうため、法的な有効性が担保できず、契約には不向きなものばかりでした。

そうした状況の中、Adobeが提供する「Adobe Sign」は、企業としての継続性や信頼性の高さからすでに世界中で利用されている電子サインソリューションです。

「Adobe Sign」は、メールアドレスによる本人担保によって法的有効性が認められています。クラウド型サービスのため、導入のハードルが低く、慣れ親しんできたPDFの操作性を踏襲していることから利便性の高いサービスになっています。また、文書の改訂履歴などのログを保存でき、監査ログとして活用が可能です。

さらに、ドキュメント書式を保持したままWebフォームが作成できるため、Webフォームを容易に作成できます。これらのフォームはブラウザ閲覧ができるため、モバイル端末からでもサインが可能です。

API連携によって、Microsoft365のTeamsやワークフロー、SFA、オンラインストレージなど既存のシステムと連携が可能なため、文書の承認や管理の負担を軽減できます。

電子サインソリューションの活用によって、印紙税・文書管理におけるコストの削減や業務効率化、コンプライアンス強化、内部統制強化、リモートワーク対応などの多くのメリットが存在します。しかし、導入後のリプレイスは困難になる可能性が高いため、信頼性・連携性の高い「Adobe Sign」をご検討いただければと思います。

「ニューノーマルにおける電子サイン『Adobe Sign』の仕組みと導入効果について」角谷 友洋

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