「テレワークを実践 『Microsoft Teams』活用を検証してみた」 “Microsoft Teamsでここまでできる!利用シーンとメリット”

  • 2020/8/6
西久保宏典のテレワーク実践コラム

皆様、如何お過ごしでしょうか。
ディーアイエスソリューション株式会社 保守チーム担当の西久保と申します。
新型コロナ対策に伴う非常事態宣言が解除された2020年5月25日から、はや約2ヶ月が経過しました。
しかしながら、当社におきましても、業務活動の形態が完全に戻ったわけではありません。

緊急事態宣言前は、満員電車での通勤から始まり、会議室での社内(チーム)打合せ、外出による顧客訪問を実施していました。しかしながら、緊急事態宣言によりそれらの活動が積極的に行えなく(若しくは限定的な対応に)なりました。

状況を打開するために利用可能なツールがMicrosoft Teams(以下Teams)、Cisco Webex、ZoomといったWeb会議ツール、及びコラボレーションツールとなります。
当社におきましては上記のツールの内、Teamsを主に使用しており、宣言解除後も、各種業務にフル活用して、本ツール無しでの業務は考えられない状況となっております。
そこで、今回の機会を参考に皆様に共有してみたいと考えました。皆様の業務にお役立ち頂けますと幸いです。

まずは、私の上長の一日を纏めてみました。
(参考) 在宅勤務中である営業課長の一日

在宅勤務中である営業課長の一日

上記の通り、Teamsを用いて、一日のほぼ全ての業務を行っている事が確認出来ます。

〇 日々の朝礼の代わりに課員に伝達事項を周知。
〇 課内でのチームMTG、及び部署間でのMTGを実施。
〇 営業同行資料をチーム内で共有。
〇 社内のMTGだけではなく、お客様との打合せも実施。
〇 Microsoft Forms(アンケートフォーム)を用いて、課員へのヒアリングと結果の集計。

参考までに、お客様を交えたWeb会議の実施回数は4月から100件を超え、毎日一人2件程度は、お客様とWeb会議を実施している形となります。

次に、現場担当である私の一日となります。
(参考) 在宅勤務中となる保守担当技術担当の一日

在宅勤務中となる保守担当技術担当の一日

現場担当としても、一日のほぼ全ての業務にTeamsを活用して行っている事が確認頂けるかと思います。

〇 朝礼、昼礼、終礼はTeamsを用いて実施。
〇 部課を越えたチームMTGもTeamsを用いて実施。
〇 私の主業務となるサポート活動もVPNを用いて対応を行い、チーム内の連携もTeamsで実施。

従いまして、管理職となる上長、及び現場担当ともにTeamsは有用なツールである事をご理解頂けたと考えます。

また、TeamsやMicrosoft365を導入する事で、以下の様な利用方法もあり実際に活用しています。
〇 部下の業務・勤怠管理
〇 社員の在席場所に囚われないリアルタイムな会議。
〇 会議メモのリアルタイムな共有。
〇 Microsoft Formsを利用して翌週の勤務体系の把握。
〇 容易な活動内容の把握(Outlook x Power BI)。

テレワークソリューションとして、Teamsを有効活用するほかにも、Microsoft365の様々な機能を利用することで、上記の様に有効的な活用方法があります。
興味がございましたら、弊社営業にご一報頂けますと幸いです。

次回はMicrosoft Power Platformを活用したwithコロナ環境における勤務状況の管理についてご紹介致します。
待ちきれない方は体感サービスも用意しておりますので、お気軽にお問い合わせ下さい。

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以上、宜しくお願い致します。

本コラムは2020年8月時点での情報を基に作成しています。

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