ワークスタイルの変革コラム第45回「1週間で1200万ユーザーが増えたTeamsの新機能をご存じですか?会議やりやすくなりました。」

こんにちは。吉政創成の吉政でございます。

新型コロナウイルスをきっかけにテレワークを始めた会社も多いと思います。テレワークを実施する際に効果的なソリューションの一つがビジネスチャットやテレビ会議です。FacetimeやLINE、Skypeなどは無料で実施できるので、こちらを利用する方も多いと思いますが、これらは本来、ビジネス用に作られたものではなく、セキュリティの点でもお勧めできません。

詳しい方はお分かりになられているとは思いますが、情報漏洩の際の企業の損害賠償額は、企業がどこまでやったかどうかにかかっています。無料のLINEなどビジネス用途出なないものを利用して情報漏洩しては目も当てられません。やはり企業のセキュリティにおいては最善を尽くしたいものです。

さて、先日以下のニュースが飛び込んできました。

「1週間で1200万ユーザーの増加–Microsoft Teamsの新機能」

https://japan.zdnet.com/article/35151289/

法人向けのビジネスチャットとしてはMicrosoft TeamsとCisco WebEX Teamsの二択だと思うので、この数字を聞いても驚かないです。ただ、重要なのは新機能のほうです。

今回、Microsoft Teamsが強化した点で私が注目したのはテレビ会議中の挙手機能です。

挙手機能は「私発言ありますボタン」ということですが、このボタンがあると不慣れなテレビ会議でも発言しやすくなります。

実際にある話ですが、話が長い人っていますよね。しかも、話が途切れずにずーっと話をしっぱなしの人がまれにいます。その人の発言のみを聞きたいのであれば、メールで十分です。会議は複数の人材の時間を占有するので、参加者の意見を交換し、何らかの決断や共有が実現できなければ意味がありません。

さて、そういう人がいた場合でも挙手ボタンをぽちっと押せば、発言権をもらいやすいというものです。たったこれだけの機能ですが、実は発言します宣言というのは会議を効率的に進めるにあたって、重要なのです。

昔話をしますが、学生時代に1000名くらいの討論会連盟の副会長をしており、その際に新人向けの会議進行マニュアルみたいなものを作っていました。新人向けの会議のルールとして以下のようなものを作っていました。実は会社の会議でも以下のルールを作るだけで、かなり効率的に進みます。

A)議長とアイスブレイカーを決める

B)発言する際は手を上げて以下の目的を言う。

 「質問」「補足質問」「確認」「提案」

C)発言は1分程度以内

D)感想は言わない。意見には客観的な理由を添えて。

今回の「挙手ボタン」は上記のB)の話ですね。 発言したいときにそれを周知し、議長に指名されて発言するというのは基本中の基本です。それを促す機能が今回の挙手ボタンだと思います。便利だと思うので、ぜひ活用してみてください。

ちなみに、C)とD)はじっさいの会議でもぜひ参考にしてほしいです。そもそも1分以内にまとまっていない発言は、話を纏めてから発言するべきですし、長い発言は意図的に議論をすり替えようとするケースも考えられるので、モラル違反だと思いますし、非効率ですよね。D)の「感想は言わない。意見には客観的な理由を添えて。」はじっさいの会議でもあるあるなのですが、「それいいと思います!」「うんそうだね。」「そうしましょうか。」と多数決で決定する感じですね。やはり発言には理由が必要です。

興味がある方は、この機会に会議のルールを見直してみるのもいいですね。

さて、ビジネスチャットを検討中の方がいましたら、ディーアイエスソリューションお勧めのMicrosoft TeamsとCisco WebEX Teamsに興味がある方は以下のページをご覧ください。

Microsoft Teams https://www.si-jirei.jp/office365/microsoft-teams/

Cisco WebEX Teams https://www.si-jirei.jp/cisco/cisco-spark/

Print Friendly, PDF & Email

Related post

更新情報

更新情報

ログインステータス

Return Top