初めてビデオ会議した人の感想は『会議ってこんなに早く終わるんですね』ではないですか?

こんにちは。吉政創成の吉政でございます。

新型コロナウイルスが話題になっています。企業の在宅勤務やリモートワークも始まり、初めて本格的にビデオ会議を始めた方もいると思います。私もそうでしたし、多くの方も感じていると思うのですが、Face to Faceの会議より、ビデオ会議のほうが、短時間で終了しますよね。そして、議事内容もFace to Faceの会議と比べてそん色ないですよね。いや、むしろ元々決められた会議時間を考えると、むしろ濃密だったりしますよね。

多くの方々が気が付かれた通り、Face to Faceの会議よりビデオ会議のほうが議事が効率的になるのです。その理由を私は以下のように考えています。

  1. ビデオ会議のほうがFace to Faceの会議より議事以外の余計な情報量が少ない(議事に関係がない会話が少なくなる)
  2. ビデオ会議の場合、資料を画面で共有して議事を振興するので、参加者の顔色を見ずに発言するため、ストレートでシンプルな表現が多くなる(発言がわかりやすくなる)
  3. B)により、会議のテンポが速くなり、参加者がより集中して議論するようになる
  4. ビデオ会議の場合、メンバーがそろうまでの時間、各自がパソコンで自分の仕事をして、雑談をしないことが多い。(メンバーがそろう前の雑談が、会議の緊張感を取ってしまい、会議時間の増長を招くことも)

上記の通り、Face to Faceの会議の場合、結局、議事と関係がない話が多いので、長引くことが多いですよね。(もちろん例外もあります)その雑談が潤滑油的なコミュニケーションと考える方もいると思います。それで業績が上がっているのでしたら、それは正しいかもしれません。でも、今回の新型コロナウイルスの件で、全社的にテレビ会議に移行した会社は気が付くはずです。全てテレビ会議に移行しても全く問題がなく、むしろ効率的だということにです。ちなみに、私の会社である吉政創成はマーケティングアウトソーシングを生業にしていて、アシスタントの数が13名おりますが、実はオフィスというものが存在していません。正確に言うと、社長の私が作業をする場所は存在しますが、アシスタントの皆様は100%在宅なので、会議の全てがオンライン会議です。なかなかのチームワークなので、実はテレビ会議すら使っていなく、メインはビジネスチャットです。私が仕事のレクチャーをするときだけテレビ会議を使うくらいでしょうか。中には、最初の面接を1回だけして、9年間一度も会っていないアシスタントの方もいます。プロフェッショナルなチームであれば、業務連絡が簡潔に伝達できれば良いので、Face to Faceの会議が無くても十分なんですよね。吉政創成は極端な例だと思うのですが、今回の新型コロナウイルス騒動でテレビ会議を使ってみて、「意外に行けるかも」と思った方は、是非、本格的に検討をされてはいかがでしょうか?仕事柄、10社近くの会社とテレビ会議を行うので、様々なシステムを使っていますが、正直に言いますと、使い勝手が意外に違うものです。本格検討される際にはいろいろ試されると良いと思います。このコラムを掲載いただいているディーアイエスソリューションでも複数のテレビ会議を扱っています。興味がある方は、以下の代表的なテレビ会議サービスのリンクを張っておきますので、是非ご覧の上ご検討ください。

Microsoft Teams https://www.si-jirei.jp/office365/microsoft-teams/ Cisco WebEX Teams https://www.si-jirei.jp/cisco/cisco-spark/

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