三島正裕のOffice365徹底活用コラムPower Apps編「簡単!定型文を使った通知メールを一斉送信するスマホアプリを作ろう」

こんにちは!クラウドビジネス担当の三島です。Office365徹底活用コラムPower Apps編ということで、今回は定型文を使った通知メールを関係者に一斉送信するスマホアプリを作成してみたいと思います。

Power Appsからメールを送信する方法は、これまでにも何度か紹介をさせて頂いたのですが、今回はもっと簡単に、わずか2タップで送信出来るものを作成してみたいと思います。

注意喚起や週次の業務指示のように定期的に何度も同じ内容のメールを送信しなければならないとき、皆さんはどのようにされていますか。メールソフトに定型文を登録しておいて、呼び出してメールを作成する方法が最もスマートですよね。ただ、毎回同じ内容で、同じメンバーにメールを送信するのであれば、メールソフトを立ち上げて複雑な操作をするよりも、バッチのように簡単なスイッチでもあった方が便利ですよね。

今回は定型文を選択して、送信ボタンを押すだけで簡単に一斉メール送信が出来るスマホアプリを作成してみたいと思います。今回はわずかな手順でアプリが完成しますので、ぜひ皆さんもトライしてみてくださいね。

1.Excelで定型文を作成しOneDriveに保存する

最初に定型文を書いたExcelシートを用意します。列のタイトルにno(定型文番号)とemail(定型文)を作成し、内容を入力します。当コラムではサンプルとして、「1:ノー残業デー」、「2:勤務表提出」、「3:ウィルスチェック」、「4:システムメンテナンス」の4種類の定型文を作成してみました。Excelはテーブルとして書式設定しておきます。テーブル名はTeikeiMailとしました。

Excelを作成したら、OneDriveに保存します。保存先は任意の場所で問題ありません。

2.Power Appsでアプリを作成する

続いてPowerAppsを起動します。「+新しいアプリ」でキャンパスを選択して、開いたメニュー画面より携帯電話レイアウトを選択します。選択してしばらくすると、新しいアプリが作成されます。

3.Excelテーブルをアプリに紐づける

続いて用意したExcelテーブルとアプリを紐づけます。データソースからOneDrive for Businessを選択して、OneDrive上に保存したExcelファイルを選択します。テーブルの選択メニューが表示されますので、TeikeiMailを選択して接続ボタンを押してください。

4.初期値をセットする

スクリーンに初期値となる変数をセットします。スクリーンのプロパティOnVisibleにSet関数をセットします。下図のようにセットしてみてください。EmailNoは変数名で、定型文Noが入ります。初期値として何も選択されていない状態の0をセットしておきます。

5.ボタンをセットする

挿入からボタンを選択して、スクリーンにボタンをセットします。ボタンのテキストは、ここでは「ノー残業デー」としておきます。ボタンのプロパティOnSelectに初期値と同じSet関数をセットします。変数には”1”がセットされるようにします。

同様に他のボタンも作成します。ボタン名は「Button1:ノー残業デー」、「Button2:勤務表提出」、「Button3:ウィルスチェック」、「Button4:システムメンテナンス」とします。ボタンのそれぞれに、変数EmailNoに値がセットされるようSet関数をセットします。

6.定型文を表示するテキスト入力フォームをセットする

押したボタンに紐づく定型文を表示する入力フォームをスクリーンにセットします。挿入からテキスト入力フォームを選択してボタンの下に置きます。入力フォームのプロパティDefaultにLookUp関数をセットするとExcelテーブルに保存した定型文が表示されます。LookUp関数の条件式は、ボタンを押したときにセットされるEmailNoと一致するnoを持つExcelテーブルのemail(定型文)とします。当コラムでは下図のとおりセットをしてみてください。

7.メール送信ボタンをセットする

メール送信ボタンをセットします。挿入よりボタンを選択してチェックボックスの下に置きます。

続いて上図のようにプロパティOnSelectをセットします。まずは下記の内容をコピー&ペーストで張り付けてみて下さい

Set(MailTo,"
 〇〇〇@workstyle.dsol.jp;
 □□□@workstyle.dsol.jp;
 △△△@workstyle.dsol.jp;
");

Set(MailTitle,"");
Switch(EmailNo,
   "1",Set(MailTitle,Button1.Text);
   "2",Set(MailTitle,Button2.Text);
   "3",Set(MailTitle,Button3.Text);
   "4",Set(MailTitle,Button4.Text);
);

Office365Outlook.SendEmailV2(
    MailTo,
    MailTitle,
    TextInput1.Text
);

青枠1ではメールのToにあたる文字列を作成しています。ここにはメールアドレスの記載がありますが、任意のアドレスに変更をして下さい。青枠2ではメールのタイトルを設定しています。手順5で作成した定型文ボタンのタイトルをセットするようにしています。青枠3で、Outlookを使ったメールを作成しています。変数MailToには青枠1で設定したメールアドレスが、変数MailTitleには青枠2で作成したタイトルがセットされます。本文は定型文がセットされている入力フォームTextInput1の内容がセットされます。

8.アプリ名を設定して保存する

設定画面より、アプリ名を設定して保存をすれば設定は完了です。アイコンの変更も可能です。

9.アプリを実行してみる。

最後にアプリを実行して動作確認をしてみましょう。今回はシステムメンテナンスを選択した状態で送信ボタンを押してみました。下記内容のメールが送信出来ていれば成功です。入力フォームに表示された定型文は内容を変更することが出来ます。例えば時間や単語を修正して、その内容が正しくメールとして送信されるかも確認をしてください。

さて、今回のメール送信アプリはいかがだったでしょうか。少しコーディングをするような書き方もありましたが、実際に作成してみると、ほんのわずかな時間で完成出来ることが体感出来るはずです。スマートフォン用に配信されているPower Appsアプリで実行するとこのアプリは非常に効果的です。移動中の隙間時間でも実行出来ますし、何よりメールソフトで編集する手間が省けることから業務の短縮にも繋がるはずです。今回は4種類の定型文メールで作成してみましたが、実務ではもっと多くの場面でこの仕組みが活用出来るかもしれません。もしお時間がございましたら、ぜひ、このアプリ作成を試してみて頂けると嬉しく思います。

それでは次回もお楽しみに。

※PowerAppsについては以下をご覧ください。
https://www.si-jirei.jp/office365/powerapps/

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