~2020年問題の理想との格差を埋めるCisco Webexならではの活用ノウハウ~「5分で分かる橋川ミチノリの業務改善」 コラム 第35回

  • 2019/10/31

はじめに

「2020年問題」を目前に控えた今、企業内での「コミュニケーションの質」がますます重要視されています。今回は「2020年問題」を解決する手段のひとつになり得るCisco Webexについてご説明いたします。

そもそも「2020年問題」って何?

「2020年問題」とは、 人口があまり多くないバブル世代(1965~1969年生まれ)に続き、人口が多い団塊ジュニア世代(1971~1974年生まれ)が、平均賃金最が高いと言われる50代前半に突入し、企業の人件費が増加する問題です。これにより、より一層のコスト削減とより収益性の高いビジネスにシフトすることが求められてきます。 2020年になる前の今だからこそ、働き方改革の徹底と新しい事業戦略を模索して1つづずつ実行していくことが重要なのです。

でも理想と現実は違う

今まさに、皆様も上述のような働き方改革や新しい事業戦略の模索に取り組まれているかと思います。新しいプロジェクトを立ち上げる場合、まずは共通の目的を持った適切な人員(社内・社外を問わず)を選定し、彼らのコミュニケーションを密にして細かな目標をひとつずつクリアさせていけば自ずとプロジェクトは目的を達成できますよね?しかし、現実にはそうは行きません。何故ならばプロジェクトのメンバーは複数の部門を跨いでいたり社外のメンバーで構成されたりしていますので、同じ日時・場所に集まることが非常に困難なのです。最初からこの「会議室と人の調整問題」で多くのプロジェクトが躓きます。仮に何とかスケジュール調整ができたとしても、週1回や隔週の会議の時間が終わるとプロジェクトから完全に意識が離れてしまい、毎回「何について話し合うんだったっけ?」からスタートしてしまいがちです(特にタスクを持っていない人はこの傾向にあります)。この「会議室内でしか議論や情報共有ができない問題」が次に立ちはだかることにより、次第にプロジェクトの効率が落ちて行きます。

トドメの「音声・映像と機器操作問題」

そして最後に「音声・映像と機器操作問題」がこれらの問題に対するストレスを倍加させます。確かにWeb/ビデオ会議は便利ですが、ある程度の人数で会議をするときは使いにくく、映像/音声品質がイマイチですし、かといって専用端末を起動しようと思ったときに限って使い方や配線方法が分からないといった問題が起こりがちです。これらのマイナス要素が複合的に作用して徐々にメンバーのモチベーションを下げ、前に進むことも後ろに戻ることもできなくなって最終的にプロジェクトは自然消滅を迎えてしまいます。

「会議室と人の調整問題」「会議室内でしか議論や情報共有ができない問題」「音声・映像と機器操作問題」が複合的にマイナス作用して引き起こすプロジェクトの哀れな末路

結局は「コミュニケーションの質」が大事

このように、プロジェクトの効率・成否は結局のところ「コミュニケーションの質」にかかっているのです。「コミュニケーションの質」を構成する要素は、

  • 目標・目的を常時共有できる
  • 新しい情報をリアルタイムに共有できる
  • 多様なメンバー間で知識・情報共有ができる
  • 個々の判断力を向上できる

です。これらの要素の質が向上すれば結果的にメンバー全員の能力が高まり、より良いアイデアが生まれる可能性が高まります。逆にこれらの質が悪ければ、いくら有能なメンバーを揃えていても、せっかくの能力を活かしきれないのです。「コミュニケーションの質」を向上させれば、難しいプロジェクトをこなせばこなすほどメンバーの能力が高まり迅速な意思決定ができる理想的なプロジェクトチームが育っていくのです。

Cisco Webexがクラウド上のコラボレーションスペースを提供します

「コミュニケーションの質」を改善できない原因のひとつとして、そもそも「会議=会議室起点」で考えているということが挙げられます。本当に大事なのはどこで会議するか?ではなく、議論の中身ですよね。会議の本質に関係のない阻害要因が「コミュニケーションの質」を下げているとしたら非常に勿体ないと思いませんか?そこでクラウド上でのコラボレーションスペースを提供するソリューションであるCisco Webexが役に立ちます。

Cisco Webexが解決する3つの問題

  1. Cisco Webex Meetings:「会議室と人の調整問題」を解決
    →クラウド上に会議室を設けることができます。いつでも好きな時に会議室を設定し、出席者はインターネット環境さえあれば好きなデバイス(PC/スマートフォン/Webex専用端末)から参加できます。会議の録画をしたり、議事録データをアップしたりしておけば欠席者のキャッチアップも簡単にできます。
  2. Webex Teams:「会議室内でしか議論や情報共有ができない問題」を解決
    →ファイル共有が手軽にできるビジネスチャットアプリです。常にメンバーに目標・目的を意識させ、情報収集・共有を活性化させることができます。また、 Cisco Webex Teams上でビデオ/音声通話もできるので、思い立ったときにすぐ打合せや相談をすることもできます。※Cisco Webex TeamsはCisco Webex Meegingsのライセンスだけでご利用いただけます。
  3. Webex専用端末:「機器操作と音声・映像問題」を解決
    →10人前後会議室や上役も含めた会議など、クリアな音声・映像を共有したい場合はWebex MeetingsやWebex Teamsでは限界がありますので、Webex専用端末(Webex Roomシリーズ/Webex Board)の利用がおすすめです。利用用途・人数に応じた幅広い製品ラインナップがありますが、難しい操作は必要なく共通した直観的な操作だけで利用できますので、朝礼の訓示で利用されているお客様もいらっしゃいます。

このようにCisoc Webexを活用すれば、「コミュニケーションの質」を飛躍的に高めることができます。

Cisco Webex をフル活用すればプロジェクトの効率化、プロジェクトメン
バーの成長にも繋がる

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弊社では上述のCisco コラボレーション・ソリューションを利用して業務効率化に役立てています。また、「Cisco Webex Meetings」の会議主催アカウントの初年度料金を最大で従業員数(ライセンス数)の15%にお値引きする期間限定のお得なキャンペーンがございますのでこの機会に是非ご検討ください。

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