ビジネスチャット導入時にはお作法も改めるべき

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ワークスタイルの変革コラム第33回「ビジネスチャット導入時にはお作法も改めるべき」

こんにちは。吉政創成の吉政でございます。今日は「ビジネスチャット導入時にはお作法も改めるべき」というタイトルで書きます。

以下のグラフの通り、ビジネスチャットの導入率はまだ30%弱です。いよいよこれからが導入時期という感じですね。ビジネスチャットを使ったことがある方はお分かりになると思いますが、コミュニケーション効率が向上し、業務スピードが向上します。複数人の社員がいる会社は絶対に導入するべきと私は思っています。それくらい便利なのです。

※データソース:大手企業のビジネスチャットツール導入実態調査

http://www.ctc-g.co.jp/news/press/doc/20170413a_detail.pdf

ちなみにビジネスチャットの定義を知らない方も多いと思いますので、ここでご紹介します。

・ビジネスに耐えうるセキュリティ環境であること

・利用規約にビジネス用途での使用を許可していること

この2点は最低限必要だと思うのです。例えば無料のチャットであるLINEにはビジネスチャットであるLINE WORKSというサービスがあります。つまり無料のLINEはビジネス用途のチャットではないということです。

ビジネス用途でないチャットでビジネスのコミュニケーションを行うということは、公園や駅などの公共の場に会議室を設置するような感覚ですので、お勧めできません。

さて、ビジネスチャットのお作法の話をします。

よくある導入失敗例は、電子メールと同じ社内ルールをそのままにビジネスチャットを運営してしまうことです。実際にあった大手企業の話ですが、社内で以下のような電子メールのルールがありました。

【宛先】

XXX本部

XX部

XXX課

課長XXXXXX 殿

【写し】

XXX本部 XX部 XXX課XXXXXX 殿、XXXXXX 殿、XXXXXX 殿、XXXXXX 殿

なかなか正式な感じで、きれいですね。この書き方でどこの会社かわかる人もいるかもしれませんが、この書き方でメールをしていたと思うと、ご愁傷様という感じです。メーラーにはTOやCCの欄があるので、そこで代用すればよいと思うのですが、「送信間違いなどに気が付くように、手入力をさせよう!」という管理部門の知恵の積み重ねによってこのような形になったのだと思います。ビジネスチャットの活用方法は自由なので、どのように使ってもよいと思うのですが、ビジネスチャットのメリットはコミュニケーションの効率化にあるので、前述のような形式ではなく、ビジネスチャットに遭った作法をルール化したほうが良いと思います。

以下では、その例を書きます。

・宛名に様や敬称をつけない

・時候のあいさつや、「お疲れ様です」、「ご指導ご鞭撻のほど、、」などは記載しない。

この二つをなくすだけで、相当効率化します。従業員が1千名いたら、千人分のチャットで効率化するので、相当大きいですよ。

私は仕事柄、様々な会社のビジネスチャットに参加していますが、上記の2点を実現できているところとそうでない会社では、明らかに違います。興味がある方は導入前に試験的に実施してみると良いです。ちなみに、一度定着してしまうとなかなか変わらないので、ルールを決めるなら最初がいいです。

さて、このコラムを掲載いただいているディーアイエスソリューションは、ビジネスチャットMicrosoft Teams、Cisco WebEX Teamsの販売店でもあります。Office365に興味がある方は、是非以下をご覧ください。

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