~既存帳票de速い、モバイルde速い、手書きで便利な電子帳票です~「5分で分かる橋川ミチノリの業務改善」 コラム 第27回

  • 2019/2/22

はじめに

三寒四温の季節、気温差が激しい日々が続いています。私のようなオフィスワーカーにとって気温差はさほど影響は無いのですが、現場でお仕事をされている建設業・製造業・店舗業・倉庫業・介護・福祉といった業界の方々は体調を崩されませんようご自愛ください。そんな現場業務の方の負担になるものが気温差以外にもあります。それは記録・報告業務です。記録・報告業務が負担になる理由は、付帯業務・後処理業務が多くなりがちで肉体的な労力が掛かるだけでなく、苦労してデータを入力してもそれが活用されないときに精神的な負担にも繋がるからだとされています。特に紙の帳票で業務を回している企業にそのような傾向が多く見られます。今回はそのような記録・報告業務のペーパーレス化による業務改善についてご説明いたします。

”各現場で完結しない”記録・報告業務は改善を生まず問題を生む

全ての記録・報告業務を紙の帳票で実施されている問題点は何でしょうか?帳票の流れに沿って順を追って見てみましょう。

  • 現  場: 紙の帳票に記載する
    (現場ノウハウ属人化、記入漏れ・誤記入の発生)
  • 事 務 所:清書 または 別の帳票や端末に手入力
    (二重入力、誤字・脱字・表記ゆれリスク)
  • 情報共有: 貼出し または 記入
    (共有するためだけに作業が必要)
  • 保  管:原紙 または コピーをバインダーにファイリング
    (保管のための作業・場所のコスト)

このように、本来の業務よりも各業務の繋ぎ目となる部分で多くの付帯業務・後処理業務が発生してしまうため無駄なコストがかかってしまいます。その他にも印刷用紙・インクや印刷機械のメンテナンスコストも発生します。また、用紙の紛失・盗難など情報漏洩のリスクも高まります。そして、コスト・リスクと同じくらい問題なのは、せっかく蓄積しているデータの閲覧・検索が不可能であることです。記録・報告業務の本来の目的は日々蓄積されるデータを集計・分析して素早く情報共有し、業務改善に繋げることのはずですが、この方法では無理です。

本業よりも多い紙帳票の付帯・後処理業務・・・お客様は ”紙” 様ですか?

現場でできる業務効率化には限界がある

もしこのような現場に上層部から働き方改革の指示が降ってきた場合はどうなるでしょうか?手っ取り早くできることは時間短縮ですが、この状況で時間短縮を実施すると真っ先に各業務の繋ぎ目部分である付帯業務・後処理業務の時間が削られてしまいますので、ますます情報共有の品質・精度が下がり働き方改革どころか業績ダウンに直結します。現場でできる業務効率化には必ず限界があるのです。

時間と改善を生み出し続ける仕組み= ConMas i-Reporter

このように、記録・報告業務においては、その付帯業務・後処理業務を無くし、各現場で記録・報告業務が完結するようにする必要があることがお分かりいただけたと思います。それを実現するのが、iPad・iPhone・Windowsタブレットでデータ参照・編集・承認を完結させるペーパーレス化ソリューション、ConMas i-Reporterです。これまで弊社では、デスクトップPCやノート型パソコンでの利用をベースにし、モバイル端末から閲覧できる、Webアプリケーションワークフローツールをご紹介して参りましたが、ConMas i-ReporterはiPad・iPhone・Windowsタブレットでの利用に特化したモバイルネイティブアプリであることが特徴です。このため、

  • 現場でストレスを感じない簡単操作
  • 入力項目数が多くても速度が落ちない軽快動作
  • 手書き描画が可能なDrawツール搭載
  • 電波圏外でも使用可能
    (本体ストレージに一時保存して電波接続後、サーバにアップロード)

といった、Webアプリケーションには無い特徴があります。また、端末本体ストレージに帳票が残らない(サーバ送信後、端末から自動消去)設定も可能ですので端末紛失・盗難リスク対策もできます。

それでは、ConMas i-Reporterを利用した場合の帳票の流れを順を追って見てみましょう。

  • 現  場: iPad・iPhone・Windowsタブレットからの入力に特化した表示 ※帳票形式/リスト形式を選択可能
    ノウハウの属人化、入力漏れ・誤記入を防止)
  • 事 務 所: 複数人で編集が可能なので、現場・事務所・管理側がお互いの情報・意見を出し合いながら記録・報告業務を進めることができる。
    (二重入力作業不要、高品質な記録・報告の作成
  • 情報共有: インターネット環境さえあれば、いつでもどこでも記録・報告、過去履歴を確認することができる。
    (情報共有のリアルタイム化
  • 保  管:サーバにデータが残るので保管業務・場所代コストはかからない。(保管コスト削減)
時間と改善を生み出し続ける ConMas i-Reporterによるペーパーレス化

このようにサーバに蓄積されたデータは、CSVファイルとして出力することは勿論、外部API連携もできますので、他の業務アプリケーションと連携させて活用することも可能です。このようにデータを生かせるようなペーパーレス化を推進すれば、無理に働き方改革を推進しなくても時間創出と情報共有が当たり前になり、生み出した時間で余裕を持った業務活動をし、トラブルにも素早く柔軟に対応でき、日々蓄積したデータを基に更なる業務改善ができる企業体質に変わっていきます。せっかく毎日入力するなら、業績拡大に繋がる記録・報告業務にしましょう!

製品情報

ペーパーレス『現場帳票』記録・報告・閲覧ソリューション「ConMas i-Reporter」
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