三島正裕のOffice365コラム「繰り返される業務はFlowで自動化!Office365の楽々仕事術」

  • 2018/11/30

こんにちは!クラウドビジネス担当の三島です。Office365徹底活用コラム8回目ということで、今回はOffice365アプリケーションのFlowについてお話したいと思います。
普段、みなさんが業務アプリケーションを使っているとき、同じような作業を繰り返し行っていることはありませんか?例えば、社内ポータルでイベントの告知をしたのにもかかわらず、あらためて同じ内容のメールを関係者に送信したり、ファイルサーバのドキュメントを更新した場合でも、都度その内容を関係者宛に通知したりしてはいないでしょうか。
どうしてこのような作業が発生するのでしょうか?例え同じ会社であっても、組織ごとに利用されるアプリケーションが様々であったり、場合によっては社員ごとに利用するアプリケーションが異なっていたりすることもあります。そうなると、それぞれの利用者に合わせた通知方法を考慮して情報発信をしないと、正しく伝わらないという問題が発生します。
しかし、同じ内容を何度も何度も繰り返し発信するのは大変手間ですし、出来ることなら1回の発信で終わらせたいですよね。これが実現出来るアプリケーションがOffice365のFlowです。


Flowの機能を簡単に説明させて頂くと、とあるアプリケーションで発生したアクションをトリガーに、他のアプリケーションにアクションを起こすということが出来ます。例えばSharePointの掲示板に投稿すると、自動的に同じ内容をYammerやTeamsにも投稿したり、OneDrive上のファイルが更新されると、その内容をメールで通知したりすることが出来ます。Flowにはたくさんのコネクタが用意されており、現時点(2018年11月現在)でも220以上のコネクタが確認出来ます。接続出来るコネクタそれぞれに様々な条件を設定することができ、入力された値によって条件を分岐させたり、複数のコネクタを繋ぎ合わせたりすることも出来ます。考えれば考えるほど、様々なシチュエーションで活用出来そうなFlowですが、このコラムでは簡単な事例をもとに使い方を紹介してみたいと思います。

1. 掲示板への投稿内容を自動的にメールで送信する

簡単な事例として、ポータルサイトの掲示板に誰かが投稿をすると、その内容が関係者へ自動的にメール送信されるFlowを作成してみたいと思います。毎日必ず確認をする掲示板も、社内SNSやメールなど、自分が最も使うアプリケーションに内容が送信されてくると業務効率が上がりそうですよね。
今回作成するFlowはこのようになっています。SharePointのカスタムリストで作成された掲示板に、発信者が投稿をすると、それをトリガーにFlowが宛先に登録されているユーザーに対してメールを送信します。宛先が組織であれば、組織全員にメールが送信されます。

2. SharePointで掲示板を作成する

今回作成する掲示板は下図のように設定をしています。カスタムリストの作成については、Office365徹底活用編(第2回)で説明させて頂いておりますので下記リンク先を参考にして下さいね。
https://www.si-jirei.jp/2018/05/31/office365%E3%82%B3%E3%83%A9%E3%83%A0-2/

3. Flowの設定をする

Flowの設定をします。Office365のホームからFlowを起動し、Flowのホーム画面よりテンプレートを選択します。検索ボックスに「SharePoint」と入力をすると、SharePointをコネクタとするテンプレートが画面に表示されます。今回はこの中から「SharePointで新しいアイテムが作成されたときにメールを送信する」を選択します。次に表示された画面に、選択した内容が反映されていることを確認して、「続行」ボタンを押します。

Flowの設定画面が表示されます。SharePoint側は下図のように設定します。サイトアドレスにはSharePointサイトのリンクを入力、またはリストから選択をします。サイトのアドレスが入力されると、リスト名が選択出来るようになりますので、ここでは先程作成した「社内掲示板」を選択します。

Print Friendly, PDF & Email
Pages:

1

2

Related post

更新情報

更新情報

ログインステータス

Return Top