三島正裕のOffice365コラム「繰り返される業務はFlowで自動化!Office365の楽々仕事術」

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こんにちは!クラウドビジネス担当の三島です。Office365徹底活用コラム8回目ということで、今回はOffice365アプリケーションのFlowについてお話したいと思います。
普段、みなさんが業務アプリケーションを使っているとき、同じような作業を繰り返し行っていることはありませんか?例えば、社内ポータルでイベントの告知をしたのにもかかわらず、あらためて同じ内容のメールを関係者に送信したり、ファイルサーバのドキュメントを更新した場合でも、都度その内容を関係者宛に通知したりしてはいないでしょうか。
どうしてこのような作業が発生するのでしょうか?例え同じ会社であっても、組織ごとに利用されるアプリケーションが様々であったり、場合によっては社員ごとに利用するアプリケーションが異なっていたりすることもあります。そうなると、それぞれの利用者に合わせた通知方法を考慮して情報発信をしないと、正しく伝わらないという問題が発生します。
しかし、同じ内容を何度も何度も繰り返し発信するのは大変手間ですし、出来ることなら1回の発信で終わらせたいですよね。これが実現出来るアプリケーションがOffice365のFlowです。


Flowの機能を簡単に説明させて頂くと、とあるアプリケーションで発生したアクションをトリガーに、他のアプリケーションにアクションを起こすということが出来ます。例えばSharePointの掲示板に投稿すると、自動的に同じ内容をYammerやTeamsにも投稿したり、OneDrive上のファイルが更新されると、その内容をメールで通知したりすることが出来ます。Flowにはたくさんのコネクタが用意されており、現時点(2018年11月現在)でも220以上のコネクタが確認出来ます。接続出来るコネクタそれぞれに様々な条件を設定することができ、入力された値によって条件を分岐させたり、複数のコネクタを繋ぎ合わせたりすることも出来ます。考えれば考えるほど、様々なシチュエーションで活用出来そうなFlowですが、このコラムでは簡単な事例をもとに使い方を紹介してみたいと思います。

1. 掲示板への投稿内容を自動的にメールで送信する

簡単な事例として、ポータルサイトの掲示板に誰かが投稿をすると、その内容が関係者へ自動的にメール送信されるFlowを作成してみたいと思います。毎日必ず確認をする掲示板も、社内SNSやメールなど、自分が最も使うアプリケーションに内容が送信されてくると業務効率が上がりそうですよね。
今回作成するFlowはこのようになっています。SharePointのカスタムリストで作成された掲示板に、発信者が投稿をすると、それをトリガーにFlowが宛先に登録されているユーザーに対してメールを送信します。宛先が組織であれば、組織全員にメールが送信されます。

2. SharePointで掲示板を作成する

今回作成する掲示板は下図のように設定をしています。カスタムリストの作成については、Office365徹底活用編(第2回)で説明させて頂いておりますので下記リンク先を参考にして下さいね。
https://www.si-jirei.jp/2018/05/31/office365%E3%82%B3%E3%83%A9%E3%83%A0-2/

3. Flowの設定をする

Flowの設定をします。Office365のホームからFlowを起動し、Flowのホーム画面よりテンプレートを選択します。検索ボックスに「SharePoint」と入力をすると、SharePointをコネクタとするテンプレートが画面に表示されます。今回はこの中から「SharePointで新しいアイテムが作成されたときにメールを送信する」を選択します。次に表示された画面に、選択した内容が反映されていることを確認して、「続行」ボタンを押します。

Flowの設定画面が表示されます。SharePoint側は下図のように設定します。サイトアドレスにはSharePointサイトのリンクを入力、またはリストから選択をします。サイトのアドレスが入力されると、リスト名が選択出来るようになりますので、ここでは先程作成した「社内掲示板」を選択します。

Outlook側は下図のように設定をします。入力フォームをクリックすると、コンテンツを入力するためのメニューが表示されます。メールの宛先にはSharePointのDestination Email(宛名のメールアドレス)、件名にはTitle(タイトル)をセットします。件名に直接文字を入力すると、入力した文字がそのまま件名として出力されます。ここでは、社内掲示板から転送されたメールであることがわかるように【社内掲示板】をTitleの先頭に加えています。

メール本文は下図のように設定します。基本はメニューからSharePoint側のコンテンツをあてはめるだけですが、日付は標準時がセットされますので、日本時間で、指定の書式でセットをするには「式」を使います。今回は発信日時に日付がセットされていますので、メニューから「式」のタブを選択し、下図のように関数を入力します。「formatDateTime」で日付の書式を設定します。「addHours」で標準時に+9時間を加えることで日本時間に合わせています。

最後に「保存」ボタンを押して設定内容を保存します。

4. 動作確認をする

では実際にFlowを動かしてみたいと思います。トリガーはSharePoint側にありますので、2で作成した社内掲示板を開いて「+新規」から新しい情報を投稿してみましょう。宛先(Destination)や発信者(Sender)は個人でもグループアドレスでもOKです。入力が完了したらOutlookを開き、投稿した内容がメールで送信されているかを確認します。送信されていない場合は、Flow側で何かしらエラーが発生している可能性がありますので、実行履歴の内容を確認して、エラー箇所を修正します。Flowには成功数と失敗数をグラフ化する分析表示機能もついていますので、運用時は適時確認してみて下さいね。下図にサンプルを載せておりますので、上記で設定した内容がどのようにFlowの処理として反映されているか、投稿内容とメールの内容とを見比べながら確認してみて下さいね。

5. おわりに
今回はOffice365のFlowを取り上げてみましたが如何だったでしょうか。Flowには、今回取り上げたSharePointとOutlook以外にもたくさんのコネクタが用意されています。単純作業を自動化して業務の効率化に繋げたり、自動的に情報を収集させてマーケティングに活用したり、少し複雑になるとワークフローを作成することも出来るようになります。アイデア次第で様々な業務に活用することが出来ますので、ぜひみなさんもトライしてみて下さいね。それでは次回もお楽しみに。

Office365については以下をご覧ください。
https://www.si-jirei.jp/office365/

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