向坊敦のRPAコラム「RPAが得意とする業務とは」

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こんにちは。ディーアイエスソリューションの向坊です。今回のコラムのテーマは「RPAが得意とする業務」についてです。RPAはよくホワイトカラーの業務を効率化するソリューションと言われますが、もちろん全ての業務を効率化してくれるわけではなく、得意なものとそうでないものがあります。

RPAが得意とする業務

一般的にRPAが得意とするのは、以下のような業務と言われています。

  • 定常的に発生するもの(大量の反復操作を伴うもの)
  • 情報が電子化(構造化・電子化)されているもの
  • 処理方法や判断ルールが明確なもの

最初に、「定常的に発生するもの(大量の反復操作を伴うもの)」についてですが、RPAを活用してこれまでの業務を自動化するには、まず「シナリオ」を作成する必要があります。シナリオの作成方法は「実際に操作して記録するもの」、「開くファイルやキーボードの入力内容を1つずつ設定するもの」など利用するRPAによって様々ありますが、作成したシナリオの動作検証まで含めると簡単なものでも半日くらいはかかります。そのため、年に数回しか行わないような業務であれば、実際に得られる効果よりRPAの導入費用のほうが高くなってしまいます。

次に、「情報が電子化(構造化・電子化)されているもの」とは、例えばPDF形式の伝票やExcelのリストなどの情報になります。ファイル形式がPDFの注文書であれば、同じお客様からであれば、いつも同じ位置に注文番号や商品コードが書かれていますので、RPAのシナリオを作成する際に、注文書のどこの場所の値をコピーすれば良いのか指示することができます。また、Excelで作成された顧客リストであれば、4行目から顧客名や住所などの値が始まっているなど、何らかの規則性がありますので、このような値を取り扱う業務であれば、RPAが得意とする電子化された情報となります。

最後に、「処理方法や判断ルールが明確なもの」については、例えば内容をチェックする業務があった場合に、人の記憶や経験でしか正常かどうかが判断できないものであると、最初にふれた「シナリオ作成」を作成することができません。逆にExcelに書かれている値が基幹システムの項目の値と一致していれば正常など、明確な判断ルールがあればRPAのシナリオは作成することができます。

督促リスト作成の自動化の例

ここからは具体的な業務の例をあげて、RPAが得意とする業務が何かを説明します。次の図は督促リスト作成業務を自動化する例です。督促対象の「お客様番号」にひもづく情報を「基幹システム」、「顧客管理システム」から抽出し、「督促リスト」を作成する。この作業を自動化しています。もともとは、担当者がそれぞれのシステムを検索し、情報を作成する必要があり、煩雑な作業となっていました。

この督促リストの作成は毎月行われる業務で、滞納リスト出力し、大量のお客様番号を順番に顧客管理システムから繰り返し検索しているため、RPAの得意なものの1つの「定常的に発生するもの(大量の反復操作を伴うもの)」に当てはまります。滞納リストの件数が多いほど、RPA導入による担当者の負荷も大きく軽減されます。また、滞納リストはExcelデータで構造化された電子データであり、顧客管理システムで検索する際のお客様番号の入力箇所も決まっているため、「情報が電子化(構造化・電子化)されているもの」にも該当します。

請求処理業務の自動化の例

もう1つはOCRで請求書データをテキスト化し、RPAでOCR後の請求書データと電子決済データを突合し、経費精算ワークフローを自動化する例を見てみることにします。

この請求書と電子決裁データを突合する業務は月に何回も行われるもので、RPAの得意な「定常的に発生するもの(大量の反復操作を伴うもの)」に当てはまるものです。RPAでは情報が電子化されていないと処理できないため、OCRを導入して請求書をテキストデータ化しています。そして提出された申請を承認して良いのかどうかの判断を添付資料の有無、決裁者、金額などがあり、「処理方法や判断ルールが明確なもの」になっています。

今回はRPAが得意な業務についてお伝えしました。RPAは業務負荷の軽減やミスの防止、リードタイムの短縮などにメリットがあるソリューションです。これを機会に是非ご検討ください。

RPA製品情報

https://www.si-jirei.jp/rpa/

 

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