向坊敦の【RPAコラム】RPAで解決すべき業務、別の方法で解決すべき業務

こんにちは。ディーアイエスソリューションの向坊です。近年の働き方改革の1つの方法としてRPAが注目されています。RPAはPC画面での操作手順を覚えさせることで、いつでも業務処理を実行することができるため、社内の中でRPAに置き換えられる単純作業はないか探してしまいがちですが、全ての単純作業をRPAにのではなく別の方法で解決したほうが良いものもあると私は思っています。

やり方を変えることで削減できる業務

みなさんの会社では交通費精算はどのようにされていますか?例えば所定の申請書に行先や交通手段、金額を記入して提出すると、上司と経理担当が申請された金額が正しいか路線検索のできるWebサイトでチェックして確認していたとします。

図1 交通費精算の金額チェック

さてこの業務はどこを改善すれば良いと思われますか?RPAを知ってしまうと「毎回、申請がある度に金額が正しいかチェックするのは大変なので、RPAでチェックできるようにしよう!」と思ってしまうのですが、ちょっと待ってください。業務をRPAに置き換える前に、その業務を無くしてしまうことはできないか考えてみてください。

 

今回はトヨタ生産方式で有名な「なぜなぜ分析」で考えてみたいと思います。「なぜなぜ分析」は1つの事象について「なぜ」を5回考えてみることで、問題の根本的な原因を突き止める方法です。

図2 トヨタ生産方式「なぜなぜ分析」

では、今回の交通費精算の金額をチェックの例で「なぜなぜ分析」を適用して考えてみましょう。交通費精算の申請を承認する上司や経理担当が経路検索をチェックする原因を掘り下げていくとどうなるのでしょうか?

図3 交通費精算の金額チェックを「なぜなぜ分析」した場合の例

私が「なぜなぜ分析」した結果が図3になります。申請者が金額を手入力する仕組みになっている事が原因という結論になりました。どうやら申請するときに金額を間違わずに入力できる方法と正しく金額が入力されていることを上司と経理担当に伝える方法が実現できれば、わざわざRPAで金額をチェックする仕組みを作らなくても済みそうです。

少し宣伝になってしまいますが、実は上記の例で挙げた問題については当社でご提供しているワークフローを活用することで解決できます。路線検索ソフトで検索した結果の金額を申請書の金額欄に設定する事ができ、上司や経理担当が金額チェックする必要がなくなります。詳しくはワークフローのページ(https://www.si-jirei.jp/workflow/)をご覧いただくか、弊社担当までご相談ください。

図4 交通費精算の金額チェックを軽減する仕組みの一例

今回のコラムでお伝えしたかったことは、これまでの業務を改善する方法はRPAが全てではないという事です。交通費精算の金額チェックの例のように、今までの業務を行っている真の理由を突き詰めていくと、RPAで人の業務を代替しなくても解決する場合があります。なんでもかんでもRPAにしてしまうと、数が多くなりすぎて管理が大変になってしまいます。是非、現行の業務をRPAに置き換える前に、そもそも本当に残さないといけない業務なのか考えてみることをお勧めします。

 

RPA製品情報

https://www.si-jirei.jp/rpa/

 

関連コラム

「RPAコラム」RPAとは何か?どんなことができるのか?

https://www.si-jirei.jp/2018/08/27/rpa_mukaibo/

 

「業務改善へのミチノリ」 コラム 第14回 ~RPAを働き方改革の起点に まずは定型業務の効率化から~

https://www.si-jirei.jp/2018/01/31/「業務改善へのミチノリ」-コラム-第14回-~rpaを働き/

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