【向坊敦のRPAコラム】RPAとは何か?どんなことができるのか?

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こんにちは。ディーアイエスソリューションの向坊です。みなさんはRPAという言葉をご存知でしょうか?RPAはここ数年でメディアでも取り上げられており、どこかで耳にしたことがある人も増えてきているのではないかと思います。今回はRPAってなんとなく聞いたことはあるけど、実際どのような事ができるのかご存知のないかたのために、社内で試しに作ったものを例にして、その内容についてご紹介いたします。

RPAとは

まずはRPAの概要を少しご説明いたします。RPAとはrobotic process automationを略した言葉で、平たく言えばパソコンでのキーボードやマウスの操作を覚えさせて、自動的に操作させることができるソフトウェアです。利用するRPAのソフトウェアにもよりますが、ソフトウェアの記録ボタンをクリックしてから覚えさせたい操作内容を記録する機能や自動化させたい画面のキャプチャー画像の一部分(登録ボタンなど)を枠で囲って指定し、その部分を左クリックするよう設定するなど、パソコンの入力方法を自動化させるための機能が用意されています。RPAの活用例としては報告書を作成するために、何かの画面に表示された情報をWord文書に毎回貼りつけているような場合は、RPAを使って自動化することができます。

図1 RPAの活用例

Webで表示したレポートのグラフを報告書用のWordに自動で貼りつけたりできる

RPAで試しに作ってみた内容について

弊社でサーバーの見積を作成する際には、サーバー構成用の専用サイトで作成した結果データの構成一覧(各パーツの一覧)を見ながら、見積明細に型番や数量を入力していきます。明細数は多い時には100行以上になる場合もあります。構成用の専用サイトからはCSV形式のデータも提供されるので、今回は試しにこのデータを使ってRPAで見積明細の入力を自動化しています。

全体の処理の流れ

  1. 営業はサーバーの構成一覧のCSV形式のファイルをメールに添付して、専用メールアドレスに送信します。
  2. RPA用に準備した端末ではメールソフトが起動しています。新たなメールを受信するとRPAは添付ファイルを開き、開いたファイルの内容を見積明細に登録していきます。
  3. 見積明細の入力が全て完了すると登録ボタンをクリックし、営業担当に登録完了メールを送信します。

図2 全体の処理の流れ

ざっくりとした全体の流れは上記の3ステップですが、もう少し詳しくいうと次のようなRPAの機能の組合せで実現しています。

今回使ったRPAの主な機能

・メールの添付ファイルの保存

・添付ファイルの内容を見積明細に1行ずつ転記

(クリップボードにコピーしたものを見積明細に貼り付けし、次の明細行に移動)

・見積明細の転記は最終行になるまで「繰り返し」の処理を実行

・全て見積明細を入力したら登録ボタンをクリック

(画像マッチングの機能で登録ボタンを判別し、左クリック)

・登録した見積番号をコピー(営業宛てのメール返信時に使用するため)

・営業宛てにメール送信

(メールの宛先、件名、本文などを自動入力して送信)

最大90%以上の時間が短縮

これまで見積の明細数が100行以上ある場合は、手入力すると1時間くらいはかかっていました。今回RPAで自動実行すると、営業担当の手の動かす必要のある時間が5分程度になり、最大90%以上の時間が短縮されました。日中はお客様先への訪問や社内のミーティングなどに忙殺され、見積明細を手入力するためのまとまった1時間を確保することは非常に困難です。その結果、見積作成のために残業してしまうことになります。それがRPAを活用して5分あれば見積作成できるようになると、すき間時間を利用して作成できるようになります。その結果、お客様への見積提示までの期間も短縮でき、顧客満足度の向上につながります。また、手入力を行うと転記する行を1行飛ばしてしまうなどの入力ミスが発生するため、最終確認の時間も必要でしたが、そのような心配は不要になります。

一般的にRPAは「定型作業にかかる稼働・コストを削減したい」、「誤入力等のミスの防止したい」、「システム改修費用・リスクを抑えたい」といったニーズに適していると言われています。このようなニーズがある場合は一度RPAをご検討されては如何でしょうか。

RPA製品情報

https://www.si-jirei.jp/rpa/

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https://www.si-jirei.jp/2018/01/31/「業務改善へのミチノリ」-コラム-第14回-~rpaを働き/

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