三島正裕のOffice365コラム Office365徹底活用編(第2回) ~SharePoint Online で掲示板を作成しよう~

Office365のご相談で一番多い内容が「情報共有の活性化」です。Office365がオンプレミス版と大きく異なるのはグループウェア機能が搭載されていること。それだけに情報共有の改善に大きな期待を持たれているお客様は多くおられます。当社に多く寄せられるお問い合わせ内容をまとめると、以下の5つのカテゴリーに分けることが出来るのですが、今回は特に多くご相談を頂く「全社向けの情報共有の活性化」にスポットを当て、「SharePoint Online」での掲示板の作成方法を説明したいと思います。


社内のポータルサイトに必ずある掲示板ですが、多くは全社向けに作成されたものであり、組織やプロジェクト単位で運営するとなると、なかなかハードルが高かったりします。ですが、SharePoint Onlineを使えば誰もが組織の中だけで使える掲示板を自由な枠組みで作成することが出来ます。方法は色々ありますが、ここでは「リスト」を使った最も簡単な作成方法を説明させて頂きます。

◆SharePoint Onlineのリストとは?
SharePoint Onlineで利用出来るアプリケーションの一つに「リスト」があります。これを利用するとアイテムの整理やカレンダーの作成、掲示板やToDoリストなどの一覧表を作成することが出来ます。SharePoint Onlineで使用出来る列の形式には以下のような種類があります。

◆SharePoint Onlineのリストで掲示板を作成する
それでは実際にSharePoint Onlineのリストを使って、掲示板を作成してみましょう。

☆完成するとこのような掲示板が出来上がります。

◆実際に掲示板を使ってみる
では実際に掲示板を使ってみたいと思います。掲示板の上側にある「+新規」ボタンを押すと、新規登録の画面が開きます。あとは、項目の内容に沿ってデータを入力していきます。日付や時間を入力する場合はカレンダーやリストを表示させて入力することも出来ます。


一通り入力したイメージがこちらです。Outlookのスケジュール共有では伝えられないことを書き込む掲示板として使えるのではないでしょうか。例えば、「携帯忘れました。こちらの番号にお願いします」、「何時までに経費精算お願いします」というような、予定以外のメッセージを伝えたい場合に使用するとOutlookとの使い分けが出来て良いかもしれません。

今回はSharePoint Onlineで掲示板を作成してみましたが如何でしたでしょうか。SharePointというと会社全体で情報共有するようなポータルサイトをイメージされる方も多いと思いますが、プロジェクト単位や案件単位といった組織に縛られない使い方が出来るのも魅力の一つです。
次回も簡単に活用出来る事例を発信させて頂きたいと思います。どうぞお楽しみに。

◆Office365について

以下のページをご覧ください。
https://www.si-jirei.jp/office365/

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