Office365コラム Office365徹底活用編(第1回) ~ Office365ことはじめTeamsからはじめてみよう~

ディーアイエスソリューションでクラウドビジネスを担当しております三島と申します。「Office365徹底活用編」と題しまして今年度よりコラムを担当させて頂きます。なにとぞよろしくお願い致します。

このコラムでは皆様の実業務で活用しやすいOffice365情報を発信させて頂きたいと思います。Office365を導入してみたいけれど、どんなことが出来るのでしょうか?もっと有効的な使い方はないのでしょうか?そんな皆様のお悩みに、少しでもお役に立てる情報をお届けすることが出来れば幸いです。

〇Teamsからはじめてみよう

Office365を使うのにWordやExcelしか使っていないなんてもったいないですよね。Office365には
せっかく豊富な情報共有ツールが用意されているのですから。でも、何からはじめるのが一番良いのでしょうか?私がお客様にOffice365を提案させて頂くとき、特に多く頂く質問がこの内容だったりします。オンプレ版のOfficeしか使ったことがないユーザー様がOffice365に切り替えられて特に良かったと感じられていることが、「社内のコミュニケーションがとても活発になった」ということです。
例えば、Officeで作成したドキュメントを社内で共有しようとしますよね。方法は色々とあります。ファイルサーバにドキュメントを置いてリンク先をメールする。ファイルサイズが小さければ直接メールに添付して送信したりしますよね。ただし、この方法だと、メールに件名を入れたり挨拶をいれたりと、手紙を書くように文の体裁を整えなくてはなりません。たまに送信するメールなら良いのですが、進行中の案件や会議で交わされる情報のように頻繁にやりとりが発生するケースには向いていません。
では、Office365ならこれをどう解決出来るのか。Office365にはTeamsという便利なコミュニケーションツールがあります。チャットベースのハブとして、Office365アプリケーションで交わされる情報をわかりやすくまとめあげるTeamsでは、ドキュメントのやりとりはTeams上のチャットで行われます。
様々なOfficeアプリケーションと連動しているので、会話の途中でTV会議に切り替えたり、1つのドキュメントを複数人で同時に編集したりといったことも可能です。会話に参加させたいユーザーをアラートで呼び出すことも出来ます。普段の何気ない会話から業務を進行させることが出来るTeamsを利用することで、コミュニケーションが活発になるのはもちろんのこと、業務スピードを向上させることも可能となります。

〇とても簡単Teamsチャットの始め方

Teamsを立ち上げたら、まずはチャットから始めてみましょう。Teamsには2種類のチャット形式が
用意されていて、1対1で行う「プライベートチャット」とグループで行う「グループチャット」があります。プライベートチャットの始め方はとても簡単で、メイン画面の左にある①「チャット」ボタンをクリックします。続いて②「新しいチャット」ボタンをクリックして、会話したいユーザーを検索して呼び出せばチャットがはじまります。操作方法はとてもシンプル、画面下にある入力フォームに会話を書き込むだけです。WordやExcelで作成したファイルを相手に送りたい場合は、この入力フォームに直接ドラッグアンドドロップすることでアップロードすることが出来ます。

グループチャットの場合は、メイン画面の左にある「チーム」ボタンをクリックします。最初に新しいチームを作成する必要がありますので、画面左下にある①「チームに参加するか、チームを作成します」ボタンをクリックします。続いて②「チームを作成」ボタンをクリックすると③「チームを作成」メニューが表示されますので、チーム名を入力してください。プライバシー設定は2種類用意されていて、所有者のみがメンバーを追加できる「プライベートチーム」と組織内の誰もが参加できる「パブリック」があります。目的に合わせて選択をしてください。チームでチャットを始めるには、「チャネル」を作成します。Teamsではチャネル毎に会話を進行させることが出来ます。

これでチャットをする準備が整いました。初めてTeamsを触られる方には、意外と簡単に環境が作成出来たと思われたのではないでしょうか。操作に慣れたユーザーが増えてくると、たくさんのチームやチャネルがどんどん出来上がってきます。当社でもたくさんのユーザーがチャットを使って会話をしていて、日々多くの情報がTeamsを通して飛び交っています。Teamsの良いところは特に使い方が決まっているわけでもなく、用途に合わせて自由にカスタマイズして利用出来ることです。利用したいOffice365アプリケーションを埋め込んだり、チャットBotを埋め込んだりということも出来てしまいます。
今回はOffice365のはじめ方ということで、Teamsの使い方について紹介させて頂きましたが、次回からはもう少し実務に踏み込んだ使い方を発信させて頂きたいと思います。どうぞお楽しみに。

◆Office365について

以下のページをご覧ください。
https://www.si-jirei.jp/office365/

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