「5分で分かる橋川ミチノリの業務改善」コラム第15回 ~Cisco Spark Room Kitでビデオ会議の効率化~

はじめに

「業務改善へのミチノリ」コラム(https://www.si-jirei.jp/?s=ミチノリ)を書かせていただいていました橋川吾教(ミチノリ)です。今回から装いも新たに「5分で分かる橋川ミチノリの業務改善」コラムとして書かせていただきます。より分かりやすいものを目指して参りますのでどうぞ宜しくお願い致します。
早いもので今年度もあと1か月を残すばかりとなりました。「来年度こそは業務の中この部分を改善したい!」と思われることはございますか?それは身近なところにあって日常的にされていることではないですか?既に来年度に向けての会議が増え始めるこの時期、ズバリ ビデオ会議でイライラされたことのある方が多くいらっしゃるのではないでしょうか?

■誰もが1度は経験のあるビデオ会議あるある

 1.時間になったけどまだ前の人がまだ会議室を使っているぞ・・・いつ終わるのかしら?
 2.やっと会議室が空いた。。あれ、どうやって他拠点と接続するんだっけ?
 3.何?向こうの拠点のいつも接続してくれる人がお休みだって?
 4.ふぅ、何とか接続したけど資料共有のケーブルはどこだ?
 5.やっと共有されたみたい。ん?今度は映像も音声も途切れがちだし向こう側の人が反応しない!
もしもし、映像と音声届いていますか!?

              ↓
  結局、遅延して会議終了。次に利用するグループが再び1. になりこれを1日中繰り返す

こうして、些細なことの積み重ねでビデオ会議は遅延し容赦無く参加者全員の労働時間を奪っていきます。仮に、毎日6人のビデオ会議を1日に3回毎日実施するとした場合、10分遅延するだけでサラリーマンの平均時間単価に換算すると毎年200万円の損失が出ていることになります。ストレスフルなビデオ会議設備を使い続けると生産性は上がるどころかどんどん下がっていくのです。また、このようなビデオ会議設備がある場合、利用者側の心理として「段々こなれて早く利用できるようになる」のではなく、「余裕を持って会議室・設備の予約をする」ようになるため、これが『とりあえず午前中会議』や、『とりあえず夕方から定時まで会議』の増加を招き、それによりその会議室・設備を利用したい他の人が使えなくなり、会議をすればするほど全社的に生産性がどんどん下降していく状態に陥ってしまうのです。もしこのようなビデオ会議システムをお使いの企業様、ひょっとしたらぞっとするようなコストが毎日無駄になっているかもしれません。

■些細なことの積み重ねでビデオ会議は遅延し容赦無く参加者全員の労働時間を奪っていく

このような問題を解消するべく、Cisco はビデオ会議専用のクラウドサービスを提供して会議の品質と可用性を高めることを提唱しました。それがCiscoのビデオ会議クラウドサービスであるCMR(Collaboration Meeting Room) クラウドです。この『CMRクラウド』は、元々『Cisco WebEX』というSaaS型のWeb会議ツールに会議専用端末を利用するためのオプションとして提供されていました。ところが、近年働き方改革に伴いスマホやタブレットなど様々な端末から社内外を問わず会議に参加する必要性が出てきました。その多様な端末の統制をするために『Cisco Spark Room』 を追加サービスとしてリリースし、更にそのような多様な参加者が居るという概念を重視して作られた会議室専用端末が『Spark Room』なのです。

 

■会議室専用端末『Cisco Spark Room Kit』ができた背景には働き方改革があります

※2018年内に「Cisco Spark 」と「Cisco Webex」クラウド基盤は統合される予定です。
※「Cisco Webex」は「Cisco Webex Meetings」に、「Cisco Spark」は「Cisco Webex Teams」に、それぞれサービス名が変更される予定です。

それでは、 『Cisco Spark Room Kit』がどのように優れているのか具体的に見ていきましょう。

・直感的な操作
 →会議の開催・参加者招集・拠点接続などの操作は全てタブレット型のコントローラー(Touch10コントローラー)から可能。
社内の人も社外の人も、Cisco Sparkアプリが入っている端末を持っている人は誰でも会議に参加すことができます。

カメラ調整が自動
 →AIが参加人数をカウントして自動的に集合写真のような最適なズーム位置に調整。また、音声を認識して発言者を自動的にズームアップする機能もあります。

ケーブルの取り回しから解放
 →Cisco Spark アプリで資料共有ができるので無線環境があればケーブルレスで共有可能 ※HDMIケーブル接続での資料共有も可能です。

高品質な映像・音声
 →最大で4K映像・20-kHz音声で、高級オーディオ並みの品質を標準でサポート。表情・声のトーンから細かいニュアンスまで伝わり、短い時間で密度の高い会議が可能になります。

■『Cisco Spark Room Kit』 と 『Cisco Spark』でビデオ会議を効率化、時間を短縮しつつ生産性を高めることができます

2018年度は働き方改革の一環として、是非『ビデオ会議改革』に取り組みビデオ会議の効率化を実現されてみては如何でしょうか?
弊社ではシスコシステムズの最新ビデオ会議システムを実際にご覧になっていただける見学会も手配可能ですのでご興味のある方はお気軽にお申し付けください。

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