安井智志のコラム「MSクラウド導入の勘所(Office365編)」[第4回] Office365 どのツールを使うべきか?一般的かつ、メーカーが想定した使い方をベースに考えてみる。

前回(第3回コラム)は、現在のOffice365において、メーカーが想定しているであろう使い方について概要をお話ししました。まだ詳細をご説明していないので、ご理解頂けない部分もあるかと思いますが、お客様によっては、「こんな使い方は高度過ぎてうちの会社では難しい」とお考えになる方も多くいらっしゃるかと思います。普通に考えてそうなるのが当たり前かと思います。そもそも、すべてのお客様に共通の最適な使い方などありません。

ここで重要なことは、あくまで想定された使い方(メリットがもっとも享受できる使い方)を理解した上で、いかに自分たちが活用できる範囲やかたちを検討し展開できるか、だと思っています。

◆全体図(主要なコンポーネントのみ)

◆Office365の中でTeamsが中核のツールとなった

まず、上記の絵を見て下さい。多くの矢印が「Teams」と「SharePoint」に集中しています。SharePointは従来の企業ポータルという位置づけもあり、何となく中核っぽいという認識はあると思います。(実際、Office365導入企業のSharePointの活用も微妙な状況かと思いますが…)

しかしながら、Teamsの方はツール自体をご存じないお客様もいまだ多いです。今年3月に正式リリースされたばかりのツールなので、企業内SNSのYammerと何が違うの?というお客様も多々いらっしゃいます。

「そんなツールがもうOffice365の中核ツールなんておかしくない?!」という声も聞こえてきそうですが、クラウドというのはそういうものです。特に、最近のマイクロソフトはクラウドへの技術投入が半端ではない為、どんどん連携部分も含めた機能拡張が進み、まさにドッグイヤーの状態になっています。

◆Teamsとは何か?

現在の働き方改革の試みの中で目指すべきところは、チームやプロジェクト等の小集団の共同作業を促進して、限られた時間の中でこれまでにないパフォーマンスを発揮すること、だと考えています。「①いつでもどこでも同じ環境で仕事ができる」、「②リアルタイムに情報やナレッジを共有できる」、「③速やかに必要な人とコンタクトを取り、確認や判断を委ねられる」などは従来から言われていることであり、従来のツールでも可能です。Teamsは、「Teams上でほとんどの共同作業をしてしまおう」という思想で作られていると認識しています。

◆単体で使うことを想定していない

Teams単体で見るとSlackと何ら変わらないように見えますが、Teamsは単品勝負していないところが大きな違いです。Teamsを取り巻くOffice365全体で優位性を出すコンセプトになっています。Teamsでチームを作成すると、SharePointに自動的に同名のチームサイトが作成され、チームの情報やファイルはそこで管理を行うことになります。間違いなくSharePointの無いTeamsなど使い物にならないのです。

それ以外にも、Skype for Business、Exchange Online、OneNote等ともシームレスに連携し、Office Onlineの恩恵もあって、チーム内の作業を同時並行で進めることが出来るようになっています。その分、PCにパフォーマンスが求められる点については要注意です。

1.Teamsメイン(スレッド)

 

2.Teams→Sharepoint

3.SharePointドキュメント管理

SharePointをどう活用したら良いかわからない、というお客様の一つの解になるかもしれません。

 

今回のブログでは、単体サービスの細かいお話し(Exchange Online単体、OneDrive単体)等には触れません。また、その他Office製品との連携部分についても、より詳細なにお話しをさせて頂きたいのですが、これ以上は実際のデモを見て頂いた方が早いです。

今回ご説明させて頂いた使い方に少しでも興味のあるお客様はぜひ弊社までお声がけ下さい。弊社で運用する中で、良い点だけでなくよろしくない点もお話しできればと思います。また、Teamsはこれからどんどん進化していくことが想定されます。

 

次回以降は、話をかえまして、このようにフル活用されたOffice365環境をどう守るのか、という具体的なセキュリティのお話をさせて頂きたいと思います。しばらくお付き合い頂けますと幸いです。

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