ワークスタイルの変革コラム第19回「Office365で簡単にできる業務の可視化と業務効率の向上」

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こんにちは。吉政創成の吉政でございます。今日は「Office365で簡単にできる業務の可視化と業務効率の向上」というタイトルで書きます。

企業のマネジメントにおいて、可視化や見える化という言葉を良く聞きますが、これには二つの意味があると思います。一つはお金やモノの流れの可視化の話です。これはERPなどの統合型の業務システムを導入すれば、可視化は実現できます。もう一つは作業の可視化になります。これは、管理者が常に可視化している方法と、「いつでも見られてしまう」という方法があると思うのですが、前者は社員の息が詰まってしまい、うまくいかないですよね。後者は程よい感覚の「見られてる感」があり、個人的にもお勧めです。

この、程よい「見られてる感」を実現する簡単な方法がOffice365の活用だと思っています。多くの企業でマイクロソフトOfficeを使用していると思います。その延長でOffice365を使っている方も多いと思うのですが、Office365は単純に昔のOfficeのクラウド版という意味合いとはちょっと違います。Office製品+コミュニケーションツール+業務パッケージという意味合いになり、Office365上で全ての業務が行える感じです。

Office365で全ての業務を行うと社員全員の作業内容を管理者がいつでも見に行けるようになるので、簡単に業務の可視化ができるようになるのです。今回ご紹介するプライム・ストラテジーのOffice365事例では特にその部分が評価されています。

例えばDelveを使って、社員のアウトプットしている資料が全て見えます。その資料がいつアップデートされたかもすべて見えます。アップデートしているファイルが少ない社員はアウトプットが少ないということになります。報告書も社長が見ようと思えば全社員分を見れます。

社員の方は嫌がると思いますが、管理職としては見たい時に作業進捗が見えるというのはかなり評価が高いはずです。そして、会社の中の活動であれば管理職が全てみれるのは本来あるべき姿です。

これらの見える化はOffice365を導入し、フルに活用すれば簡単に実現できることです。
具体的にどのようになっているかというのは以下の事例に数ページにわたってインタビュー記事が掲載されています。興味がある方は是非ご覧ください。

Office365導入事例「プライム・ストラテジー株式会社」に興味がある方は以下よりダウンロードください。

「プライム・ストラテジーが世界四拠点の社内コミュニケーションツールをOffice365に全面移行し、Delveを活用し全社員の業務内容を可視化しました。本事例では、プライム・ストラテジー株式会社 代表取締役 中村けん牛氏に採用の背景、導入概要、採用メリットについてお伺いしました。」

【事例】プライム・ストラテジー株式会社が世界四拠点の社内コミュニケーションツールをOffice365に全面移行し、Delveを活用し全社員の業務内容を可視化

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