安井智志のコラム「MSクラウド導入の勘所(Office365編)」[第3回]Office365、どのツールを使うべきか?一般的かつ、メーカーが想定した使い方をベースに考えてみる。

  • 2017/8/17
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前回は、Office365の活用を考えるにあたり、まずはメーカーが想定する使い方を理解すべき、というお話しをしました。これは一般的な業務パッケージの展開であれば至極当たり前のことなのですが、Office365では皆さんほとんど気にしていません。

その理由は二つあると考えています。
一つ目は、そもそもこれまでのOffice365の導入目的の多くが、Officeの入れ替えやメール移行を中心としたものであったことが挙げられます。MailBoxの大容量化、精度の高いスパム対策等を目的にメールを移行されるお客様は未だ多く、もちろんそれだけでも導入する意味はあるわけですが、そのようなケースでは、Office365全体をどう使うか考えるのは二の次になります。
二つ目は、Office365が現在のような各サービス間でシームレスかつ絶妙に連携する環境を提供し始めたのはここ最近の話であり、皆さんがその有用性をまだ理解されていないことが挙げられます。
それまでは、サービス単位で機能を比較し、利用可否を検討するアプローチが一般的でした。
例えば、チャットやWeb会議機能としては「Skype」、オンラインストレージは「OneDrive」、ポータルは「SharePoint」 といった感じで、その単位で他社のサービスと比較するわけです。
しかし、前述した通り、現在のOffice365の活用を考える場合、サービス単位の検討は全く意味を成しません。単体で見る場合には、確かに他に優れたサービスは沢山あると思うのですが、ポイントはそこではないのです。

Office365が他社のサービスと比較して大きく優れるのは、前述した『各サービス間でシームレスかつ絶妙に連携する環境』であり、最大限その魅力を活かすには、まず、「各サービス間でどう連携しているのか」、「どこにデータが格納されるのか」、それにより「どんなメリットがあり、具体的にどう生産性向上を実現するのか」を理解することです。
今年に入り、企業の働き方改革は ”待ったなし” の状況です。従来のキーワードだけのテレワーク、ワークスタイル変革とは全く異なるとても強い動きと認識しています。これまでの実現範囲であった「いつでもどこでも仕事ができる環境」というものは、明らかに時代に逆行し始めています。限られた時間でどのように生産性を上げるのか?の視点でOffice365の優位性を見ていきます。

まず、Office365をフル活用しようとした場合、これだけは利用したいという範囲が上記です。
本ブログでは、個々のサービス機能の解説ではなく、上記範囲を俯瞰した上での活用方法についてお話し致します。また、ここではシンプルに話を進める為、すべてのOffice365サービスについては記載しません。もし必要でしたら個別にご説明させて頂きますので弊社までお問合せ下さい。

◆構成する主要なサービス
1. Office Online系
a. Word、Excel、PowerPoint
b. OneNote
2. Teams
3. Exchange
4. Skype for Business
5. SharePoint
6. OneDrive

では次回より、上記のイメージを見ながら、具体的に各サービスがどのように連携しているのかを見ていきたいと思います。引き続きお付き合いくださいませ。


※Office365について興味がある方は以下のページをご覧ください。
https://www.si-jirei.jp/office365/

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