シスコシステムズ 大野 元嗣氏によるコラム第一回「働き方改革とは何か」

本連載では、全国の企業の皆様がICTを有効活用して、業務課題の解決や生産性の向上を通じて残業時間の短縮を図り、ワークライフ バランスを実現したり、働き方を変える為のヒントをお話ししていこうと思います。
日頃「我が社はICTを使いこなせていないが何故だろう?」
といった疑問を感じている経営者や現場の参考となり、生産性の向上や収益拡大の一助につながれば幸いです。

筆者は25年以上にわたりIT業界でソリューション開発を担当してきました。現在はシスコシステムズで、「ICT地方創生」と「リテール、ホテル向けICTビジネス開発」を担当しています。仕事柄地方の中小企業の経営者の方と会話をする機会が多く、その実体験も踏まえて、今回は最も人手不足の課題が高いサービス現場の働き方とICTの活用方法に注目して話を進めていきたいと思います。

=働くとは何か=

日本の超高齢化社会(少子高齢化による生産年齢人口の減少)が明白となった現在、これまでの経済活動を継続する為、人手不足による若手社員の残業の増加防止や、子育てをしながらも女性の離職を減らすべく日本政府が「働き方改革」というテーマで対策をはじめています。

しかし、自分自身に置き換えてみると、社会人になってから満員電車に揺られ猛烈に仕事をしてきた(つもり)世代からしてみると、何をどうやって働き方を変えようというのか見当もつかないかと思います。政府は残業を減らしなさいとか、プレミアムフライデーといったルールやキャンペーンを進めていますが、それぞれの業種業態により、企業側で期待している対応策と少し食い違い、アクションと期待される結果のギャップがあるように感じているのではないでしょうか。

働き方改革について考える前に「働く」と「改革」の定義が少々曖昧なので、まずは「働く」を定義してみると、「顧客や社会に価値やサービスを提供すること」でその価値の見返りに「お金や給料を頂戴する」と定義してみます。もちろん、働く目的や働く定義は人それぞれですのでこの限りで無いことが前提です。ただし、この価値提供を「働く」ことと定義すると、価値提供でないことは働くことではなくなり=「無駄に近いこと」と解釈することが可能となります。

実はこの「無駄に近いこと」が高度成長期に確立された業務プロセスが、進化の過程で細分化され過ぎて役割分担となって生産性を落とし、慢性的に残業時間を増やす要因になっていると仮説されています。これからは生産年齢人口が減っていく為、このまま細分化をし続けては同じ生産性にならない事が明白な為「改革」を意識しなければならない必要があるという訳です。

会社は組織やチームで成り立っていますが、工場の生産設備は“ムダ・ムリ・ムラ”を排除して生産性を突き詰めてきました。
しかし、オフィス内においては、仕事の分業、定型化、プロセス化をして仕事を完成させるための責任者やリーダーによる管理、監督の下に部や課や係によるチームワークを作ってきました。しかし、完成品のアウトプットがある工場では、生産性にかかる時間や人の工数で判断ができますが、ホワイトカラーでは指標が無い為、出社時間と退社時間を元に成果であるアウトプットはチーム全体で判断されます。スポーツでいう野球型となりチーム全員で一丸となった結果が勝敗、すなわち成果になります。

しかし、これからは三遊間のゴロをお見合いしたり、タイムアウトばかりとったり、エースの能力で勝っていくという野球型の時代は終わりました。労働時間には限りがあり日没や消灯時間が来てしまいます。だらだらと終わりの見えない会議をしたり、上司の印鑑を貰うためオフィスで待機したり、能力のある人に皺寄して人手不足がおこるような働き方ではもう時間が足らないのです。
したがって「働き方改革」はこれまでの業務内容を見つめ直し、無駄と思われるプロセスは削ったり統合したり、多能化して減らしていき、本当にお客様(と定義される相対者)に向けた価値のあること以外は優先順位を少し落としていくということなどを、取り組みと考えても良いのではないかと思います。
例えば、この書類の申請プロセスや押印は法務上本当に必要なのかどうかや、この報告会は掲示板では共有にならないのか、などこれまで先輩からこれが君の「仕事だ」と教えられ当たり前に思ってきたことが、実は価値や利益を生むことでなかったとしたら、それを見直す「改革」を努力すべきかと思います。
いま皆様が、ではどこから手をつければよいか?ということになりますが、まずは毎日の業務の中で、この「働く」の定義に合わない仕事がどれくらいあって、それを短くしたり改善したりする方法があるかどうかをチームで話し合ってみてはいかがでしょうか

次回は、働き方を改革しようとしても、「ICTが支援できること、できないこと」がある点について深堀りしてみます。

 


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