安井智志のコラム「MSクラウド導入の勘所(Office365編)」[第2回]活用出来ているとはどういう状況なのか?ゴールについて考えてみる。

前回(第一回)はOffice365の現状について、ざっくりとお話ししました。ご覧になられていない方はリンク(第一回)をご確認下さい。

大きくは、①Office365の基盤やサポート体制が、ここ2年余りで大きく改善し、安定志向の大手を中心に大規模な導入が進んでいること、②世の中のクラウドシフトの流れ、働き方改革の動きが想定以上に進んでおり、コミュニケーションツール、情報共有ツールの活用がそれらの前提となって導入を後押ししていること、などを話しました。
「なぜOffice365なのか?」についてもう少し深掘りしていくことも考えましたが、この話しは初回に触れた程度にとどめて、これからは以下のテーマで、最終話まで話を進めて行きたいと思います。

◆今後予定している内容
1.活用出来ているとはどういう状況なのか?ゴールについて考えてみる。
2.ツールをどう使うべきか?仕組みを理解し、メーカーが想定する使い方をベースに考えてみる。
3.どんなセキュリティ対策や管理が必要になるか?一般的な対策をベースに考えてみる。
4.Microsoft365(Windows10+Office365 +EMS)のリリースにより、どんな環境が作られるのか?

では、今回は『1.活用出来ているとはどういう状況なのか?』について考えてみたいと思います。

これまでの情報系業務ツールの主流は、中核に①メールとグループウェアがありました。これらは皆さんそれなりに使いこなしている状態です。
これに加えて、②拠点間のビデオ会議、③クラウドベースのWeb会議やチャットツール、オンラインストレージ等の利用、が一般的なツール構成かと思います。特に③についてはクラウドの普及によって、部門内での小規模利用をきっかけに導入するケースが増えています。だからなのか、リテラシーの高い人が使うものだ、という変な意識が定着している企業も少なくありません。逆に、若い人中心の開発系企業では、最初から③を使いこなしている為、①や②との位置づけが真逆になっているケースも多く見られます。そのような会社はそもそもファイルサーバーもあってないような状況です。

では、活用出来ている状態の話に戻しましょう。
上述したような、特定のツールを使いこなしているとか、チャットやSlackの利用頻度が上がってきたとか、外から利用出来る環境が整っている、などはあくまで部分最適の話しです。これからは、企業内外のコミュニケーションやデータのやり取り全般で、適切な手段が取られている状態(全体最適の状態)を目指す必要があります。誰とどんな方法でやり取りをしても、データは一元的に管理され、共有されたデータはいつでも最新のものが参照出来る状態になっているのが理想です。この環境が整備出来ずに単にツールを増やせば、どんなことになるでしょうか?これまで以上に無駄なファイルが増えたり、ファイル探しに追われたりという、本末転倒な事態になり兼ねません。これらの解決策としては、もちろん社内運用を徹底するというのも一つです。ですがそれはすごく大変ですし、逆に使ってくれなくなるかもしれません。
これらを解決する方法をOffice365 は持っています。しかし、これからお話しするOffice365の仕組みや想定される使い方を理解せずにユーザーに展開してしまうと、前述のような状況になりかねません。重要なことなのですが、残念ながらこの説明をしている絵やサイトをあまり見ません。
次回は、Office365全体の仕組み、どのように使うことを想定しているのか?などについてお話ししたいと思います。


※Office365について興味がある方は以下のページをご覧ください。
https://www.si-jirei.jp/office365/

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