ワークスタイルの変革コラム第17回「ビジネスチャットの稟議の通し方」

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こんにちは。吉政創成の吉政でございます。今日は「ビジネスチャットの稟議の通し方」というタイトルで書きます。

使ったことがない方にはなかなかその凄さがわからないかもしれませんが、「ビジネスチャット」を導入するとまじめにビジネスが、、いや「作業進捗が高速化します」のほうが正しいですね。

ビジネスの加速化はいろいろな要素がありますが、「ビジネスチャット」を導入するとコミュニケーションが効率化するので、チームワークが中心の会社であれば、作業進捗が高速化する可能性は極めて高いです。

特に日本人は基本的にはまじめな人が多いので、流れやすいビジネスチャットでは、つい「早く回答しなければ」という気持ちが働き、より作業がはかどりやすくなるような気がしています。

ただ、ビジネスチャットは運営ルールが実は肝になります。何でもかんでもチャットに投稿していくと、情報が流れていき、見逃す人が増えていくか、チャットを一日眺めて仕事が終わってしまうようなケースもあります。

個人的に思う最低限のルールは以下だと思います。

1. 用件のみの最低限の文章で伝える。
(ア) 以下の例の通り、宛名も名乗りも必要なく、用件のみ伝える書き方が良いとされています。
① 悪い例:@XXXXX部長、お疲れさまです。XXXXX課のXXXXです。本日はXXXXXXの件でメッセージしました。XXXX(中略)XXXX いかがでしょうか? XXXまでにお返事いただけると幸いです。 お手数をおかけしますが宜しくお願いいたします。
② 良い例:本日はXXXXXXの件でメッセージしました。XXXX(中略)XXXX いかがでしょうか? XXXまでにお返事いただけると幸いです。
(イ) 雑談のようなものはなるべく避けたほうがいいと考えます。雑談を増やすと、仕事以外の要件でスマホのアラートが鳴りっぱなしになり、利用者の閲覧頻度が下がることもあります。

2. 適切な粒度でグループを要件ごとに分ける。
(ア) この分け方は結構重要です。このわけからが良くないと、正直に言って使いにくくて仕方がないことが多いです。

さて、本題になりますが、ビジネスコミュニケーション向上のための採用稟議は採用効果の数値証明が難しく、稟議が通りにくいことがあります。そのような時に参考にしていただきたいのは事例と試験導入になります。

事例についてはマイナビで連載されている記事にディーアイエスソリューションの藤重氏がインタビューを受けられている記事が参考になると思います。興味がある方は以下をご覧ください。

「Cisco Sparkがもたらすワークスタイル変革 – 生産性を上げる手段とは」
http://news.mynavi.jp/series/cisco_spark/005/
http://news.mynavi.jp/series/cisco_spark/006/

個人的に一番おススメなのは部門に限定した試験導入と効果測定になると思います。

規模を限定して試験的にお試しで導入してみる方法です。
この時の注意事項は以下になります。

1. 試験的に実施する部門は部門内のチームワークで比較的完結する部門から採用する。例えば以下のような部門があげられます。チャット自体は開発部門から採用されてきた経緯もあるので、開発部門はなじみやすいかもしれません。
(ア) マーケティング部門
(イ) 開発部門
2. 実施前と後の期間でのアウトプット量を比べてください。比較的わかりやすい効果が出ると思います。1週間くらの期間では効果が測定しにくいので、慣れるまでの期間も含めて1か月程度の期間を設けるのが良いと思います。

もちろん、会社として導入する方向が決まっているのであればすぐに複数のチャットを比較し、一番良いものを選べばよいと思うのですが、導入するかどうかを決める場合は、やはり試験的に導入してその成果を見るのが稟議を通しやすいと思います。

ただ、私が個人的に思うのは、近い将来ほぼ100%の企業において社内コミュニケーションではチャットが採用されるはずです。理由はセキュアであることと、コミュニケーションが効率的であり、スパムメールがシャットアウトされるからです。世の中の90%以上のメールがスパムメールとなった今、社外と新規やり取りをする担当者のみ電子メールでやり取りし、それ以外は全て社内チャットで対応するようになる時代も遠くはないと思います。実際に10社以上のアドバイザー契約をしている弊社も既存のお客様とのやり取りの大半は電子メールではなく、お客様のチャットのアカウントを頂き、そのチャットでやり取りすることが多いです。そこまで普及が始まって生きている背景にあるのは重複しますが、便利でセキュアで作業が効率的になるからです。そして一いt度導入するともう過去の環境には戻れないくらいにその効果を感じると思います。

私はいろいろなチャットを使っていますが、コミュニケーションについて長い歴史があるシスコシステムズ社のCisco Sparkは一日の長があると思います。是非お試しください。

Cisco Sparkのご利用を検討されている方は、以下よりディーアイエスソリューションにお問い合わせください。
https://www.si-jirei.jp/contact/

 

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