CUCMコラム第21回移転時にコミュニケーションの効率化を考えませんか?

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このコラムコーナーは総務部門の方々向けにPBX(構内交換機)に加えて新しいITソリューション「ユニファイド・コミュニケーション・ソリューション」の話を書いています。
今回は、「移転時にコミュニケーションの効率化を考えませんか?」と言う内容で書きます。皆さんの、会社のコミュニケーション効率はいかがでしょうか?
日々営んでいる環境ですので、多少の不満はあるかもしれませんが、そこそこの出来という感覚を持っているのではないでしょうか? 私は皆さんのオフィスワークを見たことがないですが、恐らく、私から見ると効率が悪いと思うような気がしています。

そ う思う理由は私がサラリーマン時代は先進的な会社で、それなりに有名な会社で働いていました。その会社と比べても今の私の会社のコミュニケーション方法は とても効率的だと思います。 全社のコミュニケーションインフラを変えることは大きな作業ですので、移転の時に行うのが一番効率的です。もし、私のコラム を読んで「なるほど」と思う方は、是非移転時に検討をしてみてください。

私の会社はスタッフ総勢7名の小さなマーケティング・コンサルティング会社です。小さいですが、業界トップクラスの高収益企業だと思っています。

実は私以外のアシスタント全員は、お互いに顔を合わせたこともなく、オフィスにはいません。
全員がネットワーク上で仕事を行っています。アシスタント全員がフルコミットで常勤もしていなく、全員が掛け持ちです。 全員が掛け持ちですので、私がコミュニケーションを取ろうと思ったときに、相手の状況は様々です。

会議中だったり、移動中だったり、場合によっては休暇中だったりします。弊社の全業務の基準給は時給3千円です。アシスタントとしては高いほうの給与だと思います。その分、高い収益を上げるために効率性を重んじます。

業務効率を最大限にあげるためには、仕事の待ち時間をなくして、進捗を極限まで上げることが必要です。その最大のボトルネックはコミュニケーションの待ち状態だったりします。またコミュニケーション方法自体が非効率だったりします。

皆さんの会社のコミュニケーション手法の大半は、電話、メール、Face2Faceではないでしょうか?

電 話がいい時もありますが、電話はお互いの時間を占有しますよね。しかも履歴も残りません。メールがいい時もありますが、「XXX部長、XXXX部のXXX です。お疲れ様です。先日の、、、、」と書いていく時間も数分かかり、しかも、相手がメールを開くまで、返事が来ません。
会議が良い時もありますが、参加者全員の時間を占有します。

もし、SNSを使えば「XXの件、進めていいですか?」「Yes」の数秒で済みます。スマホのショートメッセージで行ってもOKです。

ビデオ会議を使えば移動時間と交通費を削減できます。

コミュニケーションが効率化すれば、社員は自分の仕事の進捗が早まり、自分が有能であることに気が付き、仕事が乗ってきます。

電話もメールも会議も、良い時もありますが、全ての状況でよい手段ではありません。
大事なのはスマホやPCで必要な時に最良なコミュニケーションを選択できることなのです。

全社のコミュニケーション効率が20%上がれば、生産性はどれくらい上がりますでしょうか?
生産性が10%上がれば、業績も向上しますよね。

チームワークとはそういうものであり、ビジネスとはそういうものです。
興味がある方は、是非、その最良の環境を体験してみてください。

コミュニケーションソリューションのトップベンダーであるシスコでは実際のオフィスを見学するオフィスツアーを随時企画しています。興味がある方は、以下をご覧の上、実際に最新のコミュニケーションツールでどこまで会社が変わるかをご覧ください。

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