CUCMコラム第20回コミュニケーションを効率化する基本的な考え方

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普 段はこのコラムコーナーで総務部門の方々向けにPBX(構内交換機)に加えて新しいITソリューション「ユニファイド・コミュニケーション・ソリューショ ン」の話を書いていますが、今回は、「コミュニケーションのIT化による効率化が、コストの圧縮を実現。その基本的な考え方とは?」という内容で書きま す。ビジネスコミュニケーションの手段によって利用するツールはまちまちです。

たとえば電話の場合は音声のみです。テレプレゼンス(ビデオ会議)の場合は音声と映像でコミュニケーションをしますので、実際に会って話す会議とかなり近い状態でのコミュニケーションになります。
テレプレゼンス(ビデオ会議)の技術は日進月歩の勢いで進化しているので、数年前の常識は常識ではなく、ビデオ会議であることを意識して、ゆっくり話したり、大きな声で話したりする必要はなく、いつもの調子で会議をするイメージで遠隔地と会議ができます。

電話もビデオ会議もリアルタイムに相手方の時間を占有してコミュニケーションをするツールです。お互いに時間が空いていれば、大変効率的なツールになります。
一方で、社内SNSや電子メールなどは相手の時間を占有しないコミュニケーションツールになります。こちらはテキスト情報だけではなく、最近はビデオメールも送信できるようになり、相手が好きな時間にコミュニケーションに参加できる、非リアルタイムコミュニケーションになります。

その中間的なものがチャットです。
これは音声チャットやテキストチャットもそうですが、相手が忙しいときや会議中にちょっとコミュニケーションするのに向いています。
このように、コミュニケーションツールは多岐にわたっています。
最適なツールをその都度で選んで使えるようになると、コミュニケーションが効率的になります。

コミュニケーションが効率的になると、社員がコミュニケーションにかける時間が減るため、実労働時間が増えます。実労働時間が増えると、経験を積みやすく、また、それによって成果を上げやすくなります。

コ ミュニケーションがあまりうまく取れていないと、会社に作業待ち状態のタスクが増えますが、コミュニケーションが活発な職場では、作業待ちの状態のタスク が減り、社内で仕事の進みが速くなります。社員の成長が速くなるだけでなく、作業処理数が向上し、業績向上にもつながるのです。
そうなってくると、企業全体の勢いが付いてきますので、社員のモチベーションも上がります。

こ のようなコミュニケーション基盤があると、社員の年間作業数、成長率、売上等が向上してくるはずです。イメージするとよくわかると思うのですが、仕事を依 頼してすぐに返事が返ってくると、一日にこなすタスク数が増えますし、自分も乗ってきますよね。コミュニケーションが円滑になるというのはまさにそういう 状態です。
ただ、これらはなかなか稟議書面に表すのが難しいです。それゆえに多くのお客様が担当者で分析してから検討、採用するというよりも、トップがデモを見て英断することが多いのです。

いかがでしょうか?
ここまでの私の説明でおおよその方向性をご理解いただければ幸いです。
なお、シスコでは実際のオフィスを見学するオフィスツアーを随時企画しています。興味がある方は、以下をご覧の上、実際に最新のコミュニケーションツールでどこまで会社が変わるかをご覧ください。
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