コラムの第11回は「Web電話帳、Web内線電話網」についてお話しします。

社 内の内線電話帳や顧客の連絡先など、紙で管理している会社は多いと思います。昔はほとんどがそうだったのではないかと思います。総務の方が、人事部からの 人事情報にあわせて内線電話帳を作成し、それを全部門、もしくは全社員に配布をしていたように思えます。この作業では、社員が多くなればなるほど手間もか かりますし、印刷のコストもかかります。それになんといっても一番怖いのが情報漏えいです。

今日のお話はWeb電話帳またはWeb内線電 話帳(以下、Web電話帳)のお話なので、電子化し、Webサーバ上から閲覧できるようにしましょう!そうすれば情報漏えいや紛失のリスクも軽減できま す!!!という話ではあるのですが、それだけにとどまりません。このコラムは「ユニファイドコミュニケーション」のコラムなので、他のコミュニケーション 手段と統合したメリットを中心にお話します。

Web電話帳をサーバにアップして、第三者が閲覧できないようにセキュリティを施せば、情報漏えいや紛失の可能性はほとんどなくなります。ユニファイドコミュニケーションシステムに於けるWeb電話帳は、相手のステータスが電話帳を見てわかるのが特徴です。

例えば、「今、相手は会議中なので、電話よりもIM(インターネットメッセンジャー)のほうがよいな。」など、相手の状況にあわせた最適なコミュニケーション手段を選べるようになるのです。

実際にWeb電話帳を活用し、連絡を取る時の流れをまとめたのが以下の図になります。利用者は自分のステータスを入力することなく、相手方に状況を表示することができます。コンタクト者は相手方のステータスを見て、最適な方法を画面上で選択し、コンタクトします。

こ れは使ったことがある方じゃないと、分からないと思いますが、かなり便利です。コミュンケーションのスピードが上がるということは、業務全体のスピードが 上がるということです。かなり乱暴な計算になりますが、10%、業務スピードが上がれば、業績も上がりやすくなりますし、10%分、社員は経験を積むの で、社員の成長も早くなります。まだ体験したことがない方は是非体験いただきたいです。Web電話帳を含めた最新のユニファイドコミュニケーション技術を 活用したオフィスの見学会も行っています。興味がある方は以下をご覧ください。

■オフィス見学会
https://www.si-jirei.jp/?page_id=51

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