CUCMコラム第19回様々なコミュニケーションツールを最大限に活用する方法とは

普段はこのコラムコーナーで総務部門の方々向けにPBX(構内交換機)に加えて新しいITソリューション「ユニファイド・コミュニケーション・ソリューション」の話を書いています。
今回は少し趣向を変えて、「内線電話だけじゃ非効率。様々なコミュニケーションツールを最大限に活用する方法とは」というテーマについて書いてみます。そもそも、ビジネスで有効なコミュニケーションツールには何があって、どのような特長を持つものがあるのでしょうか。
まとめてみました。かなりざっくりとまとめるので、専門家の方からすると言葉が足りないと思いますが、全体を理解するには良いのではないでしょうか。
【主なコミュニケーションツール分類と特長】

時間拘束 会議中のやり取り 伝言メモ 即時性 ロケーション 表情 資料共有
固定電話 される やりにくい 発生する 高い 自席 見えない 不可
モバイルフォン される やりにくい 発生する 高い 選ばない 見えない 不可
TV会議 される やりにくい 発生する 高い 会議室 見える オンライン共有
チャット されない やりやすい 不要 高い 選ばない 顔写真のみ ファイル共有
SNS されない やりやすい 不要 低い 選ばない 顔写真のみ ファイル共有
電子メール されない やりやすい 不要 低い 選ばない 見えない ファイル共有

普段あまり意識せずに各ツールを利用していると思うのですが、分析するとそれぞれ異なる要素を持っていることがわかります。
コミュニケーション相手とリアルタイムにやり取りを行うツール、時間差が生じるツール。軽いやり取りに向いているツール、エビデンスとしての役割を担うツールなど。

これだけのコミュニケーションツールを並べると、使いこなすのも大変だと思うのではないでしょうか?
また、いろいろあるのは知っているが、使い方がわからなかったり、立ち上げるのに時間がかかったりして、ついつい簡単な内線電話を使ってしまう、あるいは、せっかく導入したのに使われなくなってしまう……
皆さんも同じような経験はありませんでしょうか?

コミュニケーションツールを用いて業務を効率化するのには、「意識しないで利用できる」こと、そして、コミュニケーションは流動的ですから、状況状況に応じて即座に最適な手段を用いることができること。
この2つの要素が必要です。
ゴルフクラブのように「使い分ける」のではなく、自動車のギアのように「切り替える」、という感覚です。
具体的にはどうしたら……?
その答えの一つが、コミュニケーションツールの統合です。

一台のPCや一つのソフトウェアの画面に全てのツールを収容します。

相手の状況をあらかじめ確認でき、相手と自分の状況に合わせて、ボタン一つでコミュニケーションツールを切り替えられるのでとても利便性が高く効率的です。
例えば、以下の画面のように、コミュニケーションツールは1つで「相手の状況」「ワンクリックで内線ダイヤル」「チャット」「ビデオ通話」が利用可能です。
内 線表や座席表で内線番号を検索することも不要で、ソフトを常に立ち上げておいて、相手の状況にあわせて、「先日の会議資料まだ?」「明日の12時には。」 というショートメッセージでチャットしたり、「今会話して良い?」「いいですよ!」とTV会議に移行するなど、臨機応変に・即座に切り替えることが可能で す。

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会社のコミュニケーションが活性化され、業務効率が向上するシーンが容易に想像できると思います。
これを実現させるのが統合されたコミュニケーションツールである「Cisco jabber」なのです。

内線電話メインだったコミュニケーションに「Cisco jabber」を導入し、コミュニケーションを活発化させることに成功した事例をご紹介します。興味がある方は以下をご覧ください。
●Cisco / CUCM事例  ―― 株式会社キャリアブレイン
医 療・介護業界に特化した人材紹介事業や情報提供サービスを展開する株式会社キャリアブレインでは、Cisco Unified Communications Manager(以下、CUCM)を活用し、ビジネスコミュニケーションの活性化を実現しています。東京本社 経営企画部 開発・インフラ担当 金子 大夢氏に、導入の経緯と効果について話を伺いました。導入の経緯と狙いなどをご参考ください。

事例の詳細は以下よりダウンロードください。

https://www.si-jirei.jp/Cisco/Cisco_story/

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